Mit DeepMail lassen sich Lohnabrechnungen sicher und unkompliziert an die Mitarbeitenden versenden. Die Einrichtung in AbaSalary ist schnell erledigt und es fallen keine Fixkosten an. Pro versendetem DeepMail werden lediglich CHF 0.40 verrechnet. Den Empfänger von DeepMails entstehen keine Kosten.

Weitere Informationen zu DeepMail: https://www.deepmail.swiss/

Einrichtung

DeepCloud verbinden (einmalig)

Für die Nutzung von DeepMail muss eine Verknüpfung mit einem DeepCloud Account vorgenommen werden. Die Kosten für die versendeten Mails werden diesem Account belastet. Es muss kein Abonnement o.ä. abgeschlossen werden.

Firma – Unternehmen – Einstellungen – DeepCloud Status

Falls Sie bereits ein DeepCloud Konto besitzen, können Sie dieses verwenden. Falls Sie noch kein DeepCloud Konto besitzen, klicken Sie auf «Neues Konto erstellen und Verbinden».

Folgen Sie dem Assistenten (neues Konto) oder melden Sie sich an Ihrem DeepCloud Konto an (bei bestehendem Konto).

Anschliessend wird eine Verbindung zum AbaSalary hergstellt. Der angezeigte Code muss mit dem (im Hintergrund) angezeigten Code in AbaSalary übereinstimmen.

Falls die Schaltfläche «Verbindung aktivieren» nicht aktiv ist, wählen Sie bitte (unter «Name der Verbindung») eine neue Verbindung aus.

Der Aufbau der Verbindung dauert wenige Sekunden.

Danach sollte die Verbindung hergestellt sein und mit einem grünen Hacken visualisiert werden. Nun kann zum Browsertab von AbaSalary zurückgekehrt werden.

Die erfolgreiche Verbindung wird auch in AbaSalary angezeigt.

Eine aktive Verbindung lässt sich jederzeit prüfen (Verbindung testen) oder bei Bedarf auch wieder trennen (Verbindung trennen).

Versandeinstellungen auf Firma

Im Bereich Unternehmen muss für den Versand der Lohnabrechnungen die Checkbox «Versand via Deepmail» aktiviert werden.

Es kann ein kurzer Begleittext erfasst werden. Dieser wird allen Empfängern der DeepMail Lohnabrechnungen angezeigt.

Firma – Unternehmen – Einstellungen – Lohnabrechnung

Versandeinstellungen auf Mitarbeiter

Es kann pro Mitarbeiter festgelegt werden, ob ein Versand der Lohnabrechnung via DeepMail erfolgen soll. Standardmässig ist der Onlineversand nicht aktiv und muss für alle gewünschten Mitarbeiter aktiviert werden.

Es kann zudem ein mitarbeiterspezifischer Text erfasst werden. Falls kein Text erfasst wird, wird der Begleittext aus den Firmeneinstellungen verwendet.

Arbeitsverhältnis – Anstellung – Lohnabrechnungseinstellungen

Die Versandeinstellung ist im Personalstamm auf einen Blick erkennbar; bei aktivem Versand via DeepMail wird ein grüner Badge angezeigt.

Achten Sie darauf, dass auf den entsprechenden Mitarbeitern eine korrekte E-Mail-Adresse erfasst wurde. An diese Adresse erfolgt der Versand.

Lohnabrechnungen versenden

Der eigentliche Versand kann in der Abrechnung ausgelöst werden (rechts im Bereich der Dokumente und Auswertungen).

Sobald die abgerechneten Mitarbeiter im Status bezahlt sind, erscheint das Icon für den Versand per DeepMail. Der Versand wird mit dem Klick auf das Symbol umgehend ausgelöst.

Falls das Icon unmittelbar nach dem Erstellen der Zahlungen noch nicht aktiv ist, kurz über die Monatsauswahl auf den Vormonat und wieder zurück wechseln. Danach sollte der Versand möglich sein.

Nach dem Versand wird ein Protokoll angezeigt. Prüfen Sie dieses auf Fehler beim Versand (z.B. fehlende Empfängeradressen). Das Protokoll lässt sich herunterladen bzw. speichern. Wir empfehlen das zumindest für die ersten paar Monate oder bei einer grösseren Anzahl von Mitarbeitern.

Der Versand kann für einen Monat jederzeit erneut ausgeführt werden. Dabei werden jedoch immer alle für den Onlineversand aktivierten Lohnabrechnungen nochmals versendet (kein selektiver Versand möglich).

DeepMail empfangen (Mitarbeitende)

Mitarbeitende erhalten eine E-Mail mit der Information, dass sie ein neues Dokument über DeepMail er-

halten haben. Über den Button im Mail können sie sich das Dokument anzeigen lassen.

Bitte informieren Sie die Mitarbeitenden vor dem ersten Versand, um allfällige Missverständnisse zu vermeiden.

Falls die Person noch keinen DeepCloud Account besitzt, muss zuerst ein kurzer Onboarding-Prozess für ein DeepCloud Konto durchlaufen werden. Dabei wird die E-Mail-Adresse verifiziert.

Ein zugeschickter Code muss eingegeben werden.

Bei erfolgreicher Eingabe wird man anschliessend auf die Lohnabrechnungsvorschau weitergeleitet. Auf der rechten Seite ist ein allfälliger Mitteilungstext ersichtlich.

Mit dem Pfeil zurück links oben, gelangt man in die Inbox. Auf diese Inbox hat ausschliesslich der Empfänger Zugriff.

Die Lohnabrechnungen können bei Bedarf heruntergeladen oder gelöscht werden.

Falls der Empfänger die Dokumente nicht löscht, bleiben diese in Mailbox erhalten.