Wie importiere und bearbeite ich einen Lieferantenbeleg?

In AbaNinja können Sie Lieferanten-Rechnungen (Kreditoren) importieren, bearbeiten, freigeben und direkt bezahlen. Sie haben dabei die Möglichkeit Dateien wie PDF, JPG oder PNG manuell zu importieren oder die Rechnungen mit dem kostenpflichtigen Zusatzmodul AbaNet in AbaNinja zu empfangen. 

Für eine freigegebene Lieferanten-Rechnung kann mit wenigen Klicks ein Zahlungsauftrag erfasst und an Ihr Bankkonto übermittelt werden.

Mit der App AbaClik 3 können auch Spesen-Belege erfasst und mit AbaNinja synchronisiert werden.

Manueller Import

Um eine Lieferanten-Rechnung zu importieren, benötigen Sie diese entweder als PDF, JPG oder PNG Datei. Wählen Sie unter Lieferanten die Funktion Beleg importieren. In der folgenden Ansicht können Sie entweder mittels Drag & Drop die Datei hinziehen oder auf das Feld Dokument hochladen klicken und aus Ihrem Verzeichnis auswählen.

Anschliessend wird der Beleg automatisch ausgelesen und alle relevanten Daten automatisch in die Erfassungsmaske übernommen.

Hinweis: Wie viele Daten ausgelesen werden können und ob diese vollständig korrekt sind, hängt oft mit der Qualität der importierten Datei zusammen. Es ist kein Problem unvollständige oder fehlerhafte Daten in der Erfassungsmaske manuell zu korrigieren.

Adresse

Sollte das System auf der importierten Datei eine Absender-Adresse identifizieren können, sucht es diese Adresse in Ihrem Adressstamm. Kann eine übereinstimmende Adresse in Ihrem Adressstamm gefunden werden, wird Ihnen diese (oder mehrere) zur Auswahl vorgeschlagen.

Kann keine Adresse in Ihrem Adressstamm gefunden werden, können Sie von hier aus ganz bequem eine neue Adresse erstellen.

Anschliessend haben Sie die Möglichkeit die Details, Positionen oder Zahlungsinformationen - sofern nötig - anzupassen oder zu ergänzen.

Kontierung

Die Kontierung der Positionen findet standardmässig anhand der Kontovorschläge in den AbaNinja Einstellungen statt (Einstellungen > Buchhaltung > Buchhaltungskonten).

Es besteht auch die Möglichkeit eine Kontierung pro Adresse zu definieren. Im Reiter Allgemein können Sie ein entsprechendes Aufwandskonto hinterlegen, sofern für diese Adresse eine spezifische Kontierung vorgenommen werden soll.

Hinweis: Ist auf einer Adresse noch kein Aufwandskonto hinterlegt und wählen Sie beim Import einer Lieferanten-Rechnung ein Buchhaltungskonto, welches vom Kontovorschlag abweicht - dann wird dieses Konto automatisch auf der Adresse gespeichert. Somit wird bei der nächsten Lieferanten-Rechnung automatisch wieder dieses Konto für die Positionen vorgeschlagen.

Dasselbe gilt auch für Adressen, welche über die Erfassungsmaske der Lieferanten-Rechnungen neu erstellt werden.

Freigabe

In AbaNinja steht ein Freigabeprozess für Lieferanten-Rechnungen zur Verfügung. Hier haben Sie die Möglichkeit den Beleg selbst freizugeben oder einem anderen Benutzer für die Freigabe zuzuweisen.

Zahlungsinformationen

Sind Zahlungsinformationen oder ein Einzahlungsschein auf der Lieferanten-Rechnung vorhanden, werden diese ebenfalls automatisch ausgelesen und übernommen.

Status

Solange sich eine Lieferanten-Rechnung im Status Offen befindet, kann diese bearbeitet werden.

Eine Lieferanten-Rechnung welche bereits freigegeben wurde und sich im Status Bestätigt befindet, kann nicht bearbeitet werden. In diesem Fall müsste der Beleg storniert werden, um ihn wieder in den Status Offen zu versetzen.

Empfang von Lieferanten-Belegen

Wie Sie Lieferanten-Rechnungen direkt in AbaNinja empfangen können, erfahren Sie hier:

• Wie kann ich Rechnungen mit AbaNet in AbaNinja empfangen?

Spesenbelege mit App AbaClik 3 erfassen

Wie Sie mit der App AbaClik 3 Spesenbelege erfassen und an AbaNinja übermitteln können, erfahren Sie hier:

• Wie werden Belege in AbaClik 3 erfasst und an AbaNinja übermittelt?

Zahlungsaufträge erstellen

Wie Sie einen Zahlungsauftrag erstellen und an Ihr Bankkonto übermitteln können, erfahren Sie hier:

• Wie erstelle ich einen neuen Zahlungsausgang?