Lagerverwaltung

Lagerverwaltung im PepperShop

Der PepperShop verfügt über ein Lagerverwaltungssystem, mit welchem man pro Artikel den Bestand führen kann. Zusätzlich gibt es viele weitere Umsysteme, welche mit dem Lagermanagement zusammenarbeiten.

Konfiguration der Lagerverwaltung

Lagereinstellungen werden in der “Shop-Administration” im Menü “Artikel” → “Lagerverwaltung” konfiguriert.

In der Standardeinstellung des PepperShops ist die Lagerverwaltung ausgeschaltet. Um sie einzuschalten und um weitere Einstellungen der Lagerverwaltung vornehmen zu können, muss man in das Administrationsmenü wechseln und dort in die Rubrik ‘Lagerverwaltung’ gehen.

Kurzinfo: Ein Artikel kann drei Lagerverhalten haben (wird in Erklärungen weiter unten oft verwendet):

• uneingeschränkt verfügbar: Diese Artikel gelten als sehr kurzfristig beschaffbar
• nachbestellbar: Artikel kann zu hinterlegten Lieferzeiten wieder beschafft werden
• nicht nachbestellbar: Auslaufartikel / Unikate – können nicht nachbestellt werden

Man sieht folgende Einstellungsmöglichkeiten in der Lagerverwaltungsmaske:

Lagerverwaltung ein- / ausschalten

Mit der ersten Einstellung ‘Lagerverwaltung’ lässt sich die Lagerverwaltung ein- beziehungsweise ausschalten. Wenn die Lagerverwaltung ausgeschaltet ist, werden alle erstellten Lagerbestands und Mindestlagerbestandsangaben eines Artikels ignoriert. Die Artikel sind unabhängig von ihrem Lagerbestand uneingeschränkt bestellbar und die Bestände werden bei Bestellungen nicht aktualisiert.

Bestandsaktualisierung

Mit ‘Bestandsaktualisierung’ kann man kontrollieren, wann der PepperShop den Lagerbestand eines Artikels um die bestellte Anzahl abzieht. Hier kann man zwischen zwei Möglichkeiten wählen:

• bei Abschluss der Bestellung: Sobald ein Kunde eine Bestellung erfolgreich abschliesst, wird der Lagerbestand direkt vom Shop korrigiert.
• manuell: Der Shop korrigiert die Lagerbestände bei Bestelleingängen nicht. Dieses Verhalten wird meist dann gewünscht, wenn externe Systeme, z.B. ein ERP, die Lagerbestände führt und Änderungen per Shop-Synchronisation anliefert.

Benachrichtigung beim Unterschreiten der Mindestlagermenge

Mit dieser Einstellung wird gesteuert, wie die Warnung beim Unterschreiten der Mindestlagermenge eines Artikels an den Shop-Betreiber (Administrator) weitergeleitet werden soll.

Wenn man sich für manuell entscheidet, erfolgt keinerlei Benachrichtigung des Administrators(!). Dies kann erwünscht sein, wenn man die komplette Bestandsverwaltung z.B. über ein externe ERP-Applikation führt. Weiter kann man sich die Unterschreitungsmeldung aber auch ‘per E-Mail’ zusenden lassen. Dabei wird ein E-Mail an die Adresse, welche in ‘Shop-Einstellungen’ → ‘Allgemeine Einstellungen’ konfiguriert worden ist, versendet. Falls man lieber eine passive Benachrichtigung wünscht, kann der PepperShop für Unterschreitungsmeldungen auch jeweils ‘einen Logeintrag erstellen’. Wir beschreiben später, wie man Logdateien öffnet und analysiert.

Kunde sieht Lagerbestand

Der Konfigurationspunkt ‘Kunde sieht Lagerbestand’ steuert, ob der Kunde die aktuellen Lagerbestände sehen kann oder nicht. Dabei geht es um die standardmässig über der Stückanzahl angezeigte Lagerbestandsanzeige. Es gibt hier drei mögliche Konfigurationen:

• Exakte Lagerbestände: Wird oft in geschlossenen B2B-Shops eingesetzt, damit einkaufenden Kunden exakte Infos vorliegen. Mitteles einer kurzen Textanzeige wird der Lagerbestand der Artikel angezeigt. Sollte der Mindestlagerbestand unterschritten werden und als Konfiguration ‘nachbestellbar’ oder ‘nicht nachbestellbar’ verwendet werden, wird zusätzlich noch angezeigt ‘nur noch X Stück an Lager’ . Dabei wird auch angezeigt, ab wann ein Artikel wieder verfügbar sein sollte (falls nachbestellbar, Quelle: Lieferbar-in Feld).

In der Artikel-Detailansicht und bei einstufiger Artikeldarstellung:

Bei den folgenden Ansichten wird eine vereinfachte Darstellung des Lagerbestands verwendet:

• Zweistufige Artikel-Darstellung, einspaltig: … Stück
• Zweistufige Artikel-Darstellung, mehrspaltig: Lager: … Stück
• Warenkorb und Bestellübersicht: Lager: … Stück

Ampelsystem (rot, gelb, grün): Dies ist die am häufigste anzutreffende Anzeigeform im Endkundengeschäft. Man möchte grob über die Verfügbarkeit informieren, aber nicht gleich die Lagerbestände offenlegen. Der Zustand gelb wird dann verwendet, wenn ein Artikel die Mindestlagermenge unterschreitet und ein Lagerverhalten ‘nachbestellbar’ oder ‘nicht nachbestellbar’ konfiguriert hat. In folgendem Beispiel, sieht man eine Ampelanzeige bei einem Parent-/Subartikel:

Überbuchen von nicht bestellbaren Artikeln

Hier steuert man den Überbuchungsschutz des Shops: Wenn man diese Einstellung auf ja stellt und den Schutz somit deaktiviert, kann es zu Überbuchungen des Artikels kommen. Dies ist von zum Teil von Shop-Betreibern explizit erwünscht. Standardmässig aber unterbindet der PepperShop das Überbuchen von nicht bestellbaren Artikeln mit der Konfigurationsauswahl: nein.

Der Überbuchungsschutz basiert auf einem Reservationssystem: Wenn das Überbuchen unterbunden wird, so dekrementiert der PepperShop jedes mal einen virtuellen Artikel-Lagerbestand, sobald ein Kunde einen Artikel in seinen Warenkorb legt. Auf diese Weise kann keine Überbuchung mehr vorkommen, da auf diese Weise reservierte Artikel zum Kauf nicht mehr zur Verfügung stehen. Sollte der Kunde später aber den Kauf nicht abschliessen, wird die virtuell reservierte Lagermenge nach Ablauf der Session wieder zum Kauf freigegeben. Die Session-Laufzeit ist üblicherweise eine Stunde. Insbesondere bei Unikaten kann es also vorkommen, dass Artikel kurzfristig nicht im Shop erscheinen und dann wieder angezeigt werden.

Als Shop-Betreiber muss man selbst entscheiden, ob man eine Überbuchungsgefahr eingehen will, oder dies unterbindet und dafür in Kauf nimmt, dass ein kaufbereiter Kunde den Artikel unter Umständen nicht kaufen kann, da er aktuell gerade reserviert ist.

Inventur – Alle Artikel anzeigen

Lagerbestände ansehen: In der Lagerverwaltung findet man unten einige Textlinks, welche die aktuelle Lagersituation im Shop visualisieren.

Zu einer Inventur werden oft auch gerne die Einkaufspreise mit angezeigt und aufsummiert, so dass der Wert des Lagers zum Anzeigezeitpunkt einfach für die Buchhaltung bestimmt werden kann. Dies ist im PepperShop auch möglich, siehe Anhang.

Anwendung der Lagerverwaltung

Bedingung: Die Lagerverwaltung kann nur benutzt werden, wenn sie eingeschaltet ist.

Lagereinstellungen eines Artikels

Ein Artikel kann folgende Lagereinstellungen haben:

• Maximalbestellmenge:Definiert, wie viele Artikel kann ein Kunde pro Bestellung maximal in den Warenkorb legen (unabhängig vom Lagerbestand → nur bei Artikel mit welche als ‘wird nicht nachbestellt’ markiert sind).
• Mindestbestellmenge:Hier kann angegeben werden, wie viele Artikel auf einmal mindestens bestellt werden müssen
• Mindestlagermenge:Minimale Anzahl am Lager, bevor eine Benachrichtigung erfolgt
• Lagerbestand:Anzahl Artikel an Lager
• Lieferbar in:Frei wählbarer Text, z.B. ‘KW 21’, ‘3 Tage’, …
• Lagerverhalten:Was soll mit dem Artikel geschehen, wenn er den Lagerbestand 0 erreicht?

Kurzes Lookup Lagerverhalten Typen:

• uneingeschränkt verfügbar - der Artikel ist unabhängig vom Lagerbestand und einer angegebenen Liferfrist verfügbar
• nachbestellbar - der Artikel wird nachbestellt. Kunden können also mehr Artikel bestellen als an Lager sind
• wird nicht nachbestellt - Kunden können nur so viele Artikel bestellen wie auch an Lager sind. Bei erreichen des Lagerbestands = 0 wird der Artikel ausgeblendet und ist nicht mehr bestellbar

Lagereinstellungen eines Artikels

Es gibt drei Möglichkeiten die Lagereinstellungen eines Artikels zu beeinflussen. Das heisst, für die einzelnen Artikel, deren Lager-relevante Daten zu verändern:

1. Pro Artikel via Artikelbearbeitungsmaske: Artikel → ‘Bestehenden Artikel bearbeiten’ – ganz unten:

   

2. Über die Artikel Massenmutationen

   

   Die Anpssung über die Massenmutationen stellt die einfachste Variante dar schnell und übersichtlich alle Lager relevanten Daten der Artikel zu mutieren. Es werden alle möglichen Einstellungen angeboten. Die Artikel Massenmutationen findet man unter dem Navigationspunkt ‘Artikel’ in der Shop-Administration.

   

3. Über das Lagermanagement

   

Hier können Lagerbuchungen vorgenommen werden. Diese können mit einer Notiz versehen werden. Wenn das Kontierungsmodul verfügbar ist, kann auch ein Lastkonto ausgewählt werden.

Anmerkung ‘negative Lagerbestände’

Wenn der Lagerbestand eines Artikels nach einer Bestellung in den negativen Bereich kommt und die Benachrichtigung eingeschaltet ist, so wird in jedem Fall eine Notifikation erfolgen.

Achtung: Wenn im Shop Parent-/Subartikel¹ verwendet werden sollte man negative Lagerbestände von Subartikeln möglichst vermeiden, da dies gegebenenfalls zu einer falschen Lagerverfügbarkeitsanzeige in der Artikelliste führen kann (dort wird mit der Summe der Subartikel-Lagerbestände gerechnet).

Wareneingang / -ausgang

Via ‘Shop-Administration’ → ‘Lagerverwaltung’ → ‘Wareneingänge erfassen’ stellt der Shop eine einfache Maske zur Verfügung, mit welcher man speditiv Wareneingänge erfassen kann. Man gibt jeweils die Artikelnummer an und die hinzuzurechnende Anzahl und der Shop fügt den Posten dem entsprechenden Lagerbestand hinzu. Man kann auf diesem Weg auch negative Anzahlwerte eingeben, was dann Warenausgängen entspricht.

Manuelle Erfassung / Erfassung mit Barcodescanner

Im PepperShop kann man Wareneingänge und -ausgänge manuell und auch gut mit einem Barcode Scanner eingeben. Dazu wird ein handelsüblicher Barcode-Scanner im Keyboard Wedge Modus betrieben

1. Anleitung und Erklärung zu Parent- und Subartikel (Varianten als Artikel) ↩︎