Gutscheine

Einleitung

Mit diesem Modul, kann man im Swiss21 Gutscheine erstellen und einsetzen. Gutscheine werden in Kampagnen organisiert. Hierbei kann festgelegt werden, wie viele Gutscheine man erstellen möchte, deren Ablaufdatum und den Betrag (Fix oder Prozentual).

Die Administration des Gutscheine-Moduls ist vollständig in der Swiss21 Administration integriert und über ein Webinterface ortsunabhängig benutzbar.

Die Gutscheine können entweder für eine Bestellung benutzt werden oder an einen Artikel gebunden werden. Wenn eine Artikelbindung vorliegt, wird der Gutschein nur dann angenommen, wenn genau dieser Artikel im Warenkorb der Bestellung vorkommt. Diese Möglichkeit hilft z.B. bei der Einführung eines neuen Produkts.

Die erstellten Gutscheine sind per CSV (Character Separated Values) exportierbar, so dass man sie z.B. in Excel bearbeiten kann oder sie für personalisierte Druckdokumente benutzen kann.

Mit diesem Gutschein Modul ist es auch möglich einen Gutschein-Artikel im Shop zu erstellen, bei welchem der bestellende Kunde den Preis des Gutscheins frei wählen kann.

Gutscheine einlösen

Kundenseitig wird nach der Erstellung der ersten Gutscheinkampagne in der Kasse ein Eingabefeld für den Gutscheincode angezeigt.

In der Bestellübersicht sieht man, dass der Gutschein eingelöst wird. Falls der Gutscheincode ungültig ist, erscheint hier eine mit der Fehlerfarbe hervorgehobene Meldung, dass der Gutscheincode ungültig ist.

Im Bestellbestätigungs E-Mail, das der Kunde und Shopbetreiber unmittelbar nach dem Eingang der Bestellung zugestellt erhält, sind die Gutscheindaten ebenfalls vorhanden.

Bedienung

Wenn das Gutscheine Modul installiert ist, erscheint im Hauptmenü der Shop-Administration der Punkt Marketing > Gutscheine Wenn man auf Gutscheine klickt befindet man sich in der Gutscheine-Administration.

Gutscheine / Kampagnen erstellen

Gutscheine werden in Kampagnen organisiert. Wenn man folglich neue Gutscheine erstellen will, so legt man eine neue Kampagne an. Eine neue Kampagne lässt sich erstellen, indem man im Gutscheine Hauptmenü auf ‘neue Kampagne erstellen’ klickt. Hier kann man nun die Eckdaten der neuen Kampagne angeben:

Name der Kampagne, Anzahl der zu erzeugenden Gutscheine, der Betrag pro Gutschein (entweder als Festbetrag in der Shop-Basiswährung, oder als Prozentwertangabe), das Ablaufdatum des Gutscheins und ob der Gutschein an einen Artikel im Shop gebunden sein soll oder nicht.

Weiter gibt man die Anzahl an, wie viel mal die erzeugten Gutscheine eingesetzt werden können. Damit lassen sich z.B. Aktionen wie ‘die ersten 500 Käufer erhalten…’ realisieren.

Im Feld Typ steuert man, wie der Gutschein interpretiert wird:

• Promotion: Hier wird die MWST anhand des reduzierten Preises berechnet
• Gutschrift: Hier wird die MWST anhand des Originalpreises berechnet

Das Erstellen der Gutscheine kann bei einer Anzahl grösser als 1000 Gutscheine schon mal etwas länger dauern…

Gutscheincode mehrfach einlösbar

Gutscheine können nach der Erstellung maximal einmal eingelöst werden. Die Anzahl möglicher Einlösungen kann für jeden Gutschein im Feld mögliche Anzahl Einlösungen (Gutschein nach Erstellung bearbeiten) erhöht werden. Der Wert wird mit jedem eingelösten Gutschein automatisch herabgesetzt.

In der gleichen Konfigurationsmaske kann man auch noch eine Bemerkung angeben; z.B. um eine Person einzutragen oder ähnliches.

Mindesteinkaufsbetrag

Für jeden Gutschein kann ein Mindesteinkaufsbetrag im Feld ‘Einlösbar ab Artikeltotal’ in der Basiswährung angegeben werden. Der Gutschein kann erst eingelöst werden, wenn das Total der Artikel im Warenkorb den Mindesteinkaufsbetrag erreicht oder überschreitet. Falls kein Mindesteinkaufsbetrag notwendig ist, wird einfach 0 eingegeben.

Fremdwährungen

Wenn man Gutscheine in Fremdwährungen benutzen möchte, so muss man die Festwerte hier trotzdem in der Basiswährung angeben. Je nach Umrechnungsfaktor wird der Basiswährungsbetrag dann umgerechnet in der Fremdwährung angezeigt.

Der aktuelle Umrechnungskurs liegt in der Shop-Administration im Menü Währungen.

Artikelbindung eines Gutscheins

Artikelbindung: Man kann Gutscheine für Bestellungen erstellen. Diese ziehen der Bestellsumme einfach den angegebenen Wert ab. Wenn man aber im Feld ‘Für Artikel-Nr.’ eine Artikel-Nr eines existierenden Artikels eingibt, so kann man einen Gutschein auch an einen Artikel binden. Dies bedeutet, dass der Gutschein nur beim Kauf eben dieses Artikels funktioniert - damit lassen sich z.B. Einführungsaktionen bewerkstelligen.

Anmerkung: Das Erstellen der Gutscheine kann bei einer Anzahl grösser als 1000 Gutscheine schon mal etwas länger dauern, da die Einmaligkeit jedes einzelnen Codes nach seiner Erzeugung überprüft wird.

Nach dem Erstellungsprozess findet man sich im Gutschein Hauptmenü wieder und sieht die neu erstellte Kampagne. Im Modul Logviewer befindet sich nun eine Logdatei (gutschein_kampagnename_datum.csv). Diese Datei beinhaltet alle erzeugten Gutscheincodes dieser Kampagne als CSV-Daten (Character Separated Values), welche maschinell verarbeitet werden kann - z.B. via Excel oder OpenOffice. Die Logdatei sollte man grundsätzlich nach der Erstellung gleich anklicken und herunterladen sowie im Log-Verzeichnis löschen um Missbrauch durch weitere administrationsberechtigte Mitarbeiter vorzubeugen.

Artikelbindung eines Gutscheins an die Artikel einer Kategorie

Dieser Gutscheine gilt dann für alle sich in dieser Kategorie befindlichen Artikel und wird als Rabatt pro Artikel verrechnet. Die Kategorie kann über einen Dialog gewählt werden, oder Manuell die Kategoriennummer eingetragen werden.

Artikelbindung eines Gutscheins anhand eines Spezialfeldes

Per Dropdown kann ein Feld auf dem Artikel gewählt werden (z.B. Zusatzfeld3). In das Leere Feld daneben schreibt man den zu überprüfenden Wert. Jeder Artikel mit bei dem das ausgewählte Feld den eingegebenenen Wert enthält, bekommt dann die Möglichkeit den Gutscheinrabatt.

Kampagnen anzeigen / löschen

Kampagnen anzeigen und löschen kann man direkt vom Gutschein Hauptmenü aus.

Gutscheine in den Kampagnen

Wenn man im Gutschein Hauptmenü bei einer Kampagne auf ‘anzeigen’ klickt, sieht man alle(!) Gutscheine, dieser Kampagne in einer Listenform dargestellt. Es gibt keine Blättern Funktionalität. Hier sieht man auch den Status eines jeden Gutschein(codes) - z.B. ob er schon eingelöst wurde.

Gutscheine kann man auch anzeigen, resp. nachträglich bearbeiten. Z.B. kann man einen Gutscheincode in eine andere oder neue Kampagne umordnen, indem man beim Bearbeiten eines Gutscheins den Kampagne Name entsprechend verändert.

Export der Gutscheindaten

Wie im Kapitel ‘Gutscheine / Kampagnen erstellen’ beschrieben, kann man die Gutscheincodes nach deren Erstellung im CSV-Format herunterladen. Danach kann man diese Datei auch in Excel OpenOffice oder anderen Programmen verwenden um sie aufbereitet z.B. zum Druck zu geben.

Gutschein Artikel

Neben Gutscheincodes, welche in Anzeigen oder per Kommunikationsmittel verteilt werden, kann man Gutscheine auch klassisch als Geschenkgutscheine im Shop zum Verkauf anbieten.

Gutschein Artikel mit vorgegebenen Preisen erstellen

Falls man Gutschein Artikel zu fix vorgegebenen Preisen anbieten möchte, legt man einfach entsprechende Artikel an, z.B. Gutschein CHF 50.- oder Gutschein EUR 100,-. Dies ist ein ganz normaler Artikel. Wenn man die Gutscheine mit vorgedruckten, physischen Medien versendet kommt gegebenenfalls noch eine Lagerinfo hinzu.

Gutschein Artikel mit variablen Preisen erstellen

Wenn ein Gutschein Artikel eingerichtet werden soll, wo die einkaufenden Kunden danach selbst den Preis festlegen können, ist dies ebenfalls möglich.

Wir erstellen hierzu zuerst einen kaufbaren Artikel im Shop. Der Artikel muss mit Preis = 0.00 angelegt werden. Bei Erstellung des Artikels haben wir die Möglichkeit anzuwählen, welche Art von Gutschein erstellt werden sollte. Wählen Sie ein passendes Bild und ordnen Sie den Artikel in die Kategorie Ihrer Wahl.

Abbildung 5: Gutschein mit variablen Preisen

Konfigurationsmöglichkeiten

• Aktivierung: Die Installation ist auch die Aktivierung. Sie können also direkt nach der Installation einen Gutscheinartikel hinzufügen. Dies in der Artikelbearbeitung. Standardmässig ist jeder Artikel auf “nicht aktiv” eingestellt.
• Gutschein-Typ: Hier steht Wertgutschein oder Leistungsgutschein zur Verfügung.
• Print @ Home: Kunden können den Gutschein direkt ausdrucken, wen Sie diesen Kaufen.
  Der Gutschein wird dem Kunden via E-Mail zugestellt.
• Gutschein Minimalwert: Möchten Sie einen Minimalwert für den Gutschein festlegen? Info: Dieser Wert sollte bei Dropdown-Anzeige der Anzahl Auswahl in der Artikeldefinition berücksitigit werden. Der Wert = 0.00 bedeutet, dass keine Minimallimite gesetzt werden soll. Diese Limite ist losgelöst von der Währung und wird 1:1 für die aktive Währung verwendet.
• Gutschein Maximalwert: Möchten Sie einen Maximalwert für den Gutschein festlegen? Bitte berücksichtigen, dass dieser Wert nicht kleiner als der Minimalwert sein darf. Info: Dieser Wert sollte bei Dropdown-Anzeige der Anzahl Auswahl in der Artikeldefinition berücksitigit werden. Der Wert = 0.00 bedeutet, dass keine Maximallimite gesetzt werden soll. Diese Limite ist losgelöst von der Währung und wird 1:1 für die aktive Währung verwendet.

Funktionsweise

Der Gutschein-Artikel wird bei der Artikelerstellung als solcher aufgeschaltet. Diesem Artikel muss der Preis = 0.00 vergeben werden. Der Artikel kann einen Lagerbestand haben, aber man darf für ihn keine Mindest- oder Maximalbestellmenge definieren. Dieser Artikel hat kein Anzahl Eingabefeld. Es wird direkt als Vergabe der Höhe des Gutscheins verwendet. Als Kunde kann man also den Preis des Gutscheins definieren und dann immer nur einen Gutschein aufs Mal in den Warenkorb übernehmen. Die Anzahl kann dort noch geändert werden.

Lagerverwaltung: Wenn der Artikel als ‘nicht nachbestellbar’ markiert wird, kann man auch keinen grösseren Betrag in der aktuellen Währung als Gutscheinpreis definieren. Dies liegt an der technischen Umsetzung und Integration dieses speziellen Artikels.

Gutschein Artikel Verarbeitung

Wenn ein Gutschein-Artikel erstellt wurde und dieser Verkauft wird, generiert sich automatisch ein Gutscheincode, welcher unter Marketing -> Gutscheine unter der Kampagne generiert von Gutschein-Artikel aufzufinden ist.

Gutschein Artikel und MWST

Bei Gutscheinen gibt es zwei MWST relevante Themen, die je nach Anwendungszweck eines Gutscheins anders gehandhabt werden:

1. Beim Verkauf eines Gutscheins: MWST-Satz des Gutscheins
2. Bei der Anwendung eines Gutscheins: Zugrundeliegender Betrag, von welchem der MWST-Anteil berechnet werden soll

MWST Satz Wahl bei Gutscheinartikeln

Zum ersten Punkt: Welcher MWST Satz muss bei Gutscheinartikeln gewählt werden. (Gutscheinartikel = entweder gemäss Kapitel 4 / Gutscheinartikel oder bei einem selbst erstellen Artikel im Shop, welcher eine Gutscheinlieferung zur Folge hat):

Ausschlaggebend für die Besteuerung des Artikels ist, ob der Gutschein mit einer konkreten Leistung verknüpf ist (fixer Betrag, MWST-Satz vordefiniert), oder ob mit dem Bezug des Gutscheins nicht geklärt ist, welche Leistungen bezogen werden. In diesem Fall wird der Gutschein als Zahlungsmittel angesehen (Betrag oder Prozentreduktion, MWST-Satz unbekannt, da Leistungsbezug zum Zeitpunkt der Ausstellung des Gutscheins noch unbekannt und somit = 0%).

Beispiele:

• MWST-Satz angeben: Gutscheine für eine konkrete Leistung (z.B. “Einkaufsgutschein für ein Nachtessen für zwei Personen in unserem Restaurant”): Hier wird der MWST-Satz fix vorgegeben. Die Leistung ist mit der Einlösung des Gutscheins vollumfänglich abgegolten
• MWST-Satz = 0%: “Einkaufsgutschein im Wert von CHF 100.-". Der Gutscheinkauf ist von der MWST befreit, da dieser grundsätzlich als (An)Zahlung zu betrachten ist. Dementsprechend ist die MWST bei der Einlösung auf den Gesamtbetrag berechnet und nicht den schlussendlich noch zu begleichenden Betrag.

Es geht darum, dass man die Mehrwertsteuer nicht doppelt beim Staat anliefert. Hier ein Beispiel: Wir verkaufen einen Gutscheinartikel für CHF 100.- mit MWST = 7.7%. Der Kunde kauf damit nun im Shop einen Artikel ein, der Shop rechnet wieder 7.7% ab. Folglich haben wir zweimal 7.7% abgerechnet was falsch ist. Da man bei vielen Gutscheinen nicht weiss, wie er im Shop eingesetzt wird – also durchaus nicht bekannt ist, welche MWST-Satz Kombination des Warenkorbs beim konkreten Einlösen / Einkaufen vorhanden sein wird, sollte man die meisten Gutscheine mit 0% anlegen, ausser es sind Leistungsgutscheine. Wo stelle ich das ein? Beim Artikel wird ein MWST-Satz definiert (Artikelbearbeitungsmaske, oder im entsprechenden Feld bei Importen).

MWST-Betrag für Steuerhöhenberechnung

Zum zweiten Punkt: Bei Leistungsgutscheinen, welche für eine konkrete Leistung stehen, wird jeweils ein Artikel verkauf – es ist also kein Gutschein im klassischen Sinn. Wir schauen uns hier die Gutscheine an, welche variabel eingesetzt werden können: Es werden hier bei der Erstellung von Kampagnen zwischen zwei Typen unterschieden:

Im Feld ‘Typ’ steuert man, wie der Gutschein interpretiert wird:

• Promotion: Hier wird die MWST aufgrund des durch den Gutschein reduzierten Preises berechnet: Der Preis der Leistung wird reduziert. Die MWST wird nur über den reduzierten Preis eingefordert. Klassischer Einsatzzweck eines Gutscheins in Promotionen / Werbung / Marketing.
• Gutschrift: Hier wird die MWST aufgrund des Originalpreises berechnet (nicht reduzierter Preis): Dies wird dann angewendet, wenn der Gutschein lediglich als Zahlungsmittel verstanden wird und die MWST immer noch über den kompletten Preis abgeführt werden muss – z.B. wenn der Gutschein als Kundenguthaben verstanden wird.