Wie können über das AbaNet-Modul Rechnungen an Kunden als eBill versendet werden?

Mit dem kostenpflichtigen Zusatzmodul AbaNet wird ein medienbruchfreier und hochautomatisierter Datenaustausch mit Geschäftspartnern ermöglicht.

In dieser Anleitung beschreiben wir die notwendigen Schritte, damit Sie Rechnungen als eBill direkt ins E-Banking Ihrer Kunden versenden können.

Zur Nutzung dieser Funktion wird vorausgesetzt, dass das Zusatzmodul AbaNet aktiviert ist.

1. Registrierung als eBill Rechnungssteller

Wir müssen Sie als eBill Rechnungsteller aufschalten. Aus Sicherheitsgründen muss die Registrierung und allfällige Änderungen der Bankverbindungen über den Support durchgeführt werden. Melden Sie sich hierzu bei unserem Support über support@swiss21.org mit dem Stichwort "Registrierung als eBill Rechnungssteller". Wir nehmen anschliessend mit Ihnen Kontakt auf und nehmen die notwendigen Einstellungen vor.

Nach der Registrierung kann es ca. einen Tag dauern, bis Sie als eBill Rechnungssteller nach aussen sichtbar sind.

Wichtig: Ändern sich zu einem späteren Zeitpunkt Ihre Unternehmensdaten (Unternehmensname, Adresse, UID) oder die Bankverbindung(en), über welche Sie eBills versenden, müssen Sie dies dem Support melden.

2. Anmeldung der Kunden

Die Kunden können den eBill-Rechnungsempfang nun entweder bei der Zahlung einer Rechnung oder direkt über das eBill-Portal aktivieren.

2.1 Anmeldung bei Zahlung

Hat sich ihr Kunde in seinem E-Banking für die eBill angemeldet, wird er bei der Bezahlung einer Rechnung darauf hingewiesen, dass er zukünftige Rechnungen von Ihnen auch als eBill empfangen kann.

2.1.1 ESR Zahlung

Handelt es sich dabei um eine Rechnung mit Einzahlungsschein, wird anschliessend die eBill-Teilnehmernummer des Kunden auf der Adresse in Ihrem AbaNinja Account automatisch hinterlegt.

2.2.1 IBAN Zahlung

Wird die Rechnung ohne Einzahlungsschein (Direktüberweisung/ IBAN) bezahlt und möchte der Kunde zukünftige Rechnungen als eBill erhalten, werden Sie über eine E-Mail darüber informiert.

Sie müssen nun die entsprechende eBill-Teilnehmernummer auf der Adresse manuell hinterlegen. Vorgehen: Unter "Adressen > Adresse bearbeiten > Allgemein > AbaNet > AbaNet-Netzwerk" eBill wählen und Nummer einfügen. 

Wichtig: Achten Sie hierbei sorgfältig darauf, dass der richtige Kunde ausgewählt wurde, da sonst die Gefahr besteht die Rechnung an einen falschen Empfänger zu übermitteln.

2.2 Anmeldung über eBill Portal

Bei der Registrierung über unseren Support können Sie entscheiden, ob Sie als eBill Rechnungssteller gegen aussen sichtbar sein möchten. Falls Sie dies möchten, kann Sie der Kunde über sein eBill-Portal hinzufügen, auch wenn Sie ihm noch keine Rechnung gestellt haben.

In diesem Fall erhalten Sie ebenfalls eine E-Mail mit den Details des Kunden und können die eBill Teilnehmernummer auf der Adresse hinterlegen.

Hinweis: Es kann vorkommen, dass Sie fälschlicherweise von Unbekannten hinzugefügt werden und dadurch eine E-Mail ausgelöst wird. Überprüfen Sie deshalb genau, ob dieser Kunde in ihrem Adressstamm vorhanden ist und ignorieren Sie andernfalls die Anfrage. 

3. Empfang der Rechnungen als eBill

Stellen Sie dem Kunden eine Rechnung, wird automatisch "Versand über AbaNet" vorgeschlagen und die Rechnung wird automatisch in das E-Banking ihres Kunden übermittelt.

Der Kunde erhält nun die Rechnung direkt im E-Banking, kann diese prüfen und freigeben.

4. Abmeldung eines Kunden

Die Kunden können den eBill Rechnungsempfang von Ihnen auf Wunsch auch wieder deaktivieren. In diesem Fall wird die eBill Teilnehmernummer auf der Adresse in AbaNinja automatisch entfernt. Aktuell werden Sie darüber noch nicht per Mail oder Benachrichtigung im Tool informiert. Wir arbeiten hier an einer Erweiterung.