Bons d'achat

Introduction

Avec ce module, vous pouvez créer et utiliser des bons d’achat dans la boutique 21.COMMERCE ou vendre des articles promotionnels.

Les bons d’achat sont organisés en campagnes. Vous pouvez définir ici le nombre de bons que vous souhaitez créer, leur date d’expiration et le montant (fixe ou en pourcentage).

L’administration du module bons d’achat est entièrement intégrée à l’administration de la boutique 21.COMMERCE et peut être utilisée depuis n’importe quel endroit via une interface web. Le module est optionnel.

Les bons d’achat créés peuvent être utilisés pour une commande ou liés à un article. Le bon d’achat est accepté lorsque l’article auquel il est relié se trouve dans le panier. Ceci est pratique, par exemple lors de l’introduction d’un nouveau produit.

Les bons créés peuvent être exportés via CSV (Character Separated Values), de sorte par exemple, qu’ils puissent être édités dans Excel ou utilisés pour des documents imprimés personnalisés.

Avec ce module, il est également possible de créer un bon d’achat-article dans la boutique, où le client peut choisir librement le prix.

Encaisser des bons d’achat

Après la création de la première campagne de bons d’achat, un champ de saisie pour le code de coupon s’affichera au niveau de la caisse.

Dans l’aperçu de la commande, vous pouvez voir que le bon est encaissé. Si le code n’est pas valide, un message surligné avec la couleur d’erreur apparaîtra indiquant que le code du bon n’est pas valide.

Les données du bon d’achat sont également disponibles dans l’e-mail de confirmation, que le client et le propriétaire de la boutique reçoivent immédiatement après réception de la commande.

Fonctionnement

Si le module bons d’achat est installé, “Marketing” > “Coupons” apparaît dans le menu principal de l’Administration de la boutique.

Créer des bons d’achat / campagnes

Les bons d’achat sont organisés en campagnes. Donc, si vous voulez donc créer de nouveaux bons, vous devez créer une nouvelle campagne. Cette dernière peut être créée en cliquant sur “Saisir une nouvelle campagne” dans le menu principal des bons d’achat. Vous pouvez y saisir les données clés de la nouvelle campagne :

Nom de la campagne, nombre de bons d’achat à générer, montant par bon (soit sous la forme d’un montant fixe dans la monnaie de base de la boutique, soit sous la forme d’un pourcentage), date d’expiration et si le bon doit être lié ou non à un article précis dans la boutique.

Vous spécifiez également le nombre de fois que les bons d’achat générés peuvent être utilisés. Cela peut être utilisé, par exemple, pour mettre en œuvre des actions telles que “recevoir les 500 premiers acheteurs… “.

Le champ Type contrôle la façon dont le document est interprété :

• Promotion : La TVA est calculée ici sur la base du prix réduit.
• Note de crédit : La TVA est calculée sur la base du prix initial.

La création des bons peut prendre un peu plus de temps à partir de 1000 bons….

Code bon d’achat utilisable plusieurs fois

Les bons ne peuvent être utilisés qu’une seule fois après leur création. Le nombre d’utilisation possible peut être augmenté pour chaque bon dans le champ “Nombre d’utilisation possible” (modifier le bon après sa création). La valeur est automatiquement réduite à chaque utilisation d’un bon d'échange.

Dans le même masque de configuration, vous pouvez également saisir un commentaire, par exemple entrer le nom d’une personne ou autre.

Montant minimum d’achat

Pour chaque bon, un montant minimum, et ce dans la monnaie de base, peut être entré dans le champ “Valable à partir d’un montant minimum de …". Le bon d’achat ne peut être utilisé que lorsque le total des articles du panier est atteint ou dépasse le montant minimum noté sur le bon d’achat. Si aucun montant minimum d’achat n’est requis, entrez simplement 0.

Monnaies étrangères

Si vous voulez utiliser des bons en monnaies étrangères, vous devez toujours saisir les valeurs fixes dans la monnaie de base. Selon le coefficient de conversion, le montant en monnaie de base est ensuite converti dans la monnaie étrangère et ce, selon le taux de change.

Le taux de change actuel se trouve dans l’administration de la boutique sous “Monnaies”.

Lien de l’article au bon d’achat

Lien article : vous pouvez créer des bons d’achat pour des commandes. Le montant du bon d’achat vient en diminution du montant de la commande. Vous pouvez également relier un bon d’achat à un article en saisissant le numéro d’un article existant dans le champ “Pour n° d’article”. Cela signifie que le bon ne fonctionne que si vous achetez cet article - ceci peut être utilisé pour des actions publicitaires, par exemple.

Note: La création de plus de 1000 bons d’achat peut prendre un peu plus de temps, car le caractère unique de chaque code individuel est vérifié.

Après le processus de création, vous êtes redirigé dans le menu principal des bons d’achat où vous pouvez voir la campagne nouvellement créée. Un fichier avec le schéma voucher_campaign_name_date.csv a été créé. Ce fichier contient tous les codes promotionnels générés de cette campagne sous forme de données CSV (Character Separated Values), qui peuvent être traités automatiquement - par ex. via Excel ou LibreOffice. Ce fichier doit être cliqué et téléchargé immédiatement après sa création.

Lien d’un bon d’achat aux articles d’une catégorie

Ce bon d’achat est alors valable pour tous les articles de cette catégorie et sera déduit par article. Vous pouvez soit saisir la catégorie via une boîte de dialogue, soit saisir le numéro de catégorie manuellement.

Lien d’un bon d’achat basé sur un champ spécial

La fonction déroulante permet de sélectionner un champ d’un article (par exemple, zone supplémentaire). Inscrivez la valeur à vérifier dans le champ vide. Chaque article, avec le champ sélectionné contient la valeur saisie, est relié au bon d’achat.

Afficher / supprimer des campagnes

Vous pouvez directement afficher et supprimer des campagnes via le menu principal des bons d’achat.

Les bons d’achat dans les campagnes

Lors d’une campagne, si vous cliquez sur “Afficher” dans le menu principal de bons d’achat, vous verrez tous ( !) les bons d’achat de cette campagne sous forme de liste. Il n’y a pas de fonction de défilement. Ici, vous pouvez également voir le statut de chaque bon (code) - par exemple s’il a déjà été utilisé.

Les bons peuvent également être affichés ou modifiés ultérieurement. Par exemple, vous pouvez réaffecter le code d’un bon à une une autre ou nouvelle campagne en modifiant le nom de la campagne.

Exportation des données des bons d’achat

Comme décrit dans le chapitre “Saisir bon d’achat/campagnes”, les codes des bons d’achat peuvent être téléchargés au format CSV après création. Ensuite, vous pouvez également utiliser ce fichier dans Excel OpenOffice ou d’autres programmes pour sa préparation, à l’impression par exemple.

Bon d’achat-article

En plus des codes de bon d’achat, qui sont distribués dans les publicités ou par des moyens de communication, les bons d’achat peuvent également être proposés à la vente dans la boutique en tant que coupons cadeaux classiques.

Créer un bon d’achat-article avec des prix donnés

Si vous souhaitez proposer des bons d’achat-articles à prix fixe, il vous suffit de créer les articles correspondants, par exemple un bon de CHF 50 ou un bon de EUR 100. C’est un article normal. Si vous envoyez les bons avec des supports physiques pré-imprimés, il se peut que vous ayez besoin d’ajouter des informations sur les stocks.

Créer des bons d’achat à prix variables

C’est également possible de créer un bon d’achat-article où le client peut indiquer le prix souhaité.

Tout d’abord, nous créons un article achetable dans la boutique. Il est important d’attribuer un numéro d’article unique, par exemple bon_prix_variable. L’article doit être créé avec un prix = 0,00. Sélectionnez une photo appropriée et classez l’article dans la catégorie de votre choix.

Pour cela, vous devez utiliser une fonctionnalité supplémentaire du module bons d’achat. La gestion de cette fonction se fait sous la forme d’un module bon d’achat-article dans l’administration de la boutique (également inclus dans le module bon d’achat). Procédez comme suit pour l’activer :

Administration de la boutique -> Modules -> Gestion des modules

Vous pouvez installer le module bon d’achat-article à ce niveau (voir illustration 6).

Vous pouvez confirmer l’installation terminée avec succès et cliquer sur le bouton “Retour administration module” pour revenir à l’aperçu. Vous pouvez ainsi voir que le module “Bon d’achat-article” a bien été installé (voir l’image à droite). Puis, cliquez sur le bouton “Bon d’achat-article” pour passer dans la gestion Bon d’achat-articles avec un prix variable.

Le masque de gestion se présente comme suit :

Possibilités de configuration

• Activation : activation de ce module. Attention : Si le module est désactivé, la boutique traitera un bon d’achat-article préalablement défini comme un article normal avec un prix = 0.00
• Bon d’achat numéro d’article : saisissez ici le numéro d’article, qui signale à la boutique qu’il doit fonctionner comme un article du bon d’achat. Cet article doit être préalablement créé dans l’administration de la boutique comme “article normal” avec ce numéro uniquement. Son prix doit être = 0,00 et ne doit avoir aucune restriction de stock.
• Afficher le prix en nom : doit-on afficher le prix en nom au niveau “Bon d’achat” dans le panier ?
• Valeur minimale du bon d’achat : voulez-vous définir une valeur minimale pour le bon d’achat ? Note : cette valeur doit être notée dans l’affichage déroulant de la définition de l’article. La valeur = 0,00 signifie qu’aucune limite minimale ne doit être fixée. Cette limite est dissociée de la monnaie et est utilisée 1:1 pour la monnaie active.
• Valeur maximale du bon d’achat : voulez-vous définir une valeur maximale pour le bon d’achat ? Cette valeur ne doit pas être inférieure à la valeur minimale. Note : cette valeur doit être notée dans l’affichage déroulant de la définition de l’article. La valeur = 0,00 signifie qu’aucune limite maximale ne doit être fixée. Cette limite est dissociée de la monnaie et est utilisée 1:1 pour la monnaie active.

Comment ça marche

Un bon d’achat-article est reconnu comme tel s’il porte le numéro d’article défini dans le module gestion sous “Bon d’achat-article” → “Bon d’achat numéro d’article coupon”. Le prix = 0,00 doit être affecté à cet article. L’article peut avoir une quantité en stock, mais vous ne pouvez pas lui définir une quantité minimale ou maximale de commande. Cet article n’a pas de chiffre dans le champs de saisie. Il sera utilisé directement comme indication de montant. En tant que client, vous pouvez définir le prix du bon d’achat et ensuite ajouter un seul bon d’achat à la fois au panier. Le numéro peut encore y être modifié.

Gestion du stock : si l’article est défini comme “non approvisionnable”, il est impossible de définir un montant supérieur que celui du bon d’achat dans la monnaie actuelle. Ceci est dû à l’implémentation technique et à l’intégration de cet article spécial.

Traitement du bon d’achat-article

Jusqu'à présent, l’article sous forme de bon n’est transmis qu’avec le prix défini par le client lors de la commande, de sorte qu’un système ERP connecté peut ensuite créer l’article. Ainsi, aucun code promotionnel n’est créé et distribué automatiquement par la boutique, ceci doit toujours être fait manuellement !

Bon d’achat-article et TVA

Pour les bons d’achat, la TVA est traitée de deux façons différentes selon l’usage auquel ils sont destinés

1. Lors de la vente d’un bon d’achat : taux de TVA du bon d’achat
2. Lors d’utilisation d’un bon d’achat : le montant sous-jacent à partir duquel l'élément TVA doit être calculé

Taux TVA du bon d’achat-article

Premier point: quel taux de TVA faut-il choisir pour les bons d’achat-articles ? (bon d’achat-article = soit selon le chapitre 4 / bon d’achat-article, soit avec un article créé dans la boutique, traduisant une livraison de bon d’achat) :

Le facteur décisif pour la taxation de l’article est de savoir si le bon est lié à un service spécifique (montant fixe, taux de TVA prédéfini) ou si le bon d’achat ne permet pas de savoir quels services sont achetés. Dans ce cas, il sera considéré comme un moyen de paiement (montant ou pourcentage de réduction, taux de TVA inconnu, car le service est encore inconnu au moment de l'émission du bon d’achat et donc = 0%).

Exemples :

• Saisir le taux de TVA : bon d’achat pour un service spécifique (par ex. “Bons d’achat pour un dîner pour deux dans notre restaurant”). Le taux de TVA est fixé. Le service est entièrement compensé par l'échange du bon d’achat.
• Taux de TVA = 0% : “Bon d’achat d’une valeur de CHF 100”. Le bon d’achat est exonéré de TVA car il doit être considéré comme un (pré)paiement. Par conséquent, la TVA est calculée sur le montant total et non sur le montant final à payer.

Le fait est que la TVA ne devrait pas être versée en double à l'État. En voici un exemple

Nous vendons un bon d’achat d’une valeur de CHF 100 avec TVA = 7.7%. Le client achète un article sur la boutique, cette dernière décompte à nouveau 7,7%. Nous avons donc réglés deux fois 7,7%, ce qui est totalement faux.

Dans la plupart des cas, nous ne savons pas comment les bons d’achats seront concrètement utilisés (encaissement/achat) donc, nous ne pouvons pas en définir le taux de TVA. C’est pour cela qu’on devrait notifier 0% sur la plupart des bons d’achat, sauf si ce sont des bons d’achat sur des services.

Où dois-je le notifier ? Un taux de TVA est défini par article (masque de traitement des articles ou dans le champ correspondant lors des importations).

Calcul du montant de la TVA

Deuxième point : avec les bons d’achat sur les services, représentant une performance concrète, un article est vendu à chaque fois - il ne s’agit donc pas d’un bon d’achat au sens classique du terme. Nous examinons ici les bons d’achat, qui peuvent être utilisés de manière variable. Lors de la création des campagnes, une distinction sera faite entre deux sortes :

Le champ’Type’ contrôle la façon dont le document est interprété :

• Promotion : ici la TVA est calculée sur la base du prix réduit par le bon : Le prix du service est réduit. La TVA ne sera réclamée que par le biais du prix réduit. Utilisation classique d’un bon d’achat lors de promotions / publicité / marketing.
• Note de crédit : dans ce cas, la TVA est calculée sur la base du prix d’origine (et non du prix réduit). Elle s’applique si le bon d’achat est uniquement considéré comme un moyen de paiement et que la TVA doit encore être payée sur le prix total - par exemple, si le bon est considéré comme un crédit client.