Traitement Des Commandes

Faire face à une nouvelle commande dans la gestion de la clientèle

Ces instructions décrivent comment traiter une nouvelle commande reçue dans votre système de boutique et montrent également diverses options et processus. En tant que propriétaire de la boutique, vous n'êtes en aucun cas lié par ces procédures. Ceci n’est pas une recommandation mais une prise en considération.

Un des grands avantages d’utiliser 21.COMMERCE est l’intégration de 21.AbaNinja. Lorsque vous recevez une commande, elle est automatiquement transférée à 21.AbaNinja selon les paramètres de votre module AbaNinja (sous forme de traite ou de facture). Vous pouvez effectuer l’exécution avec AbaNinja ou 21.COMMERCE. Dans ce document, nous vous montrons comment vous pouvez vous réaliser dans 21.COMMERCE.

Réception de la commande

Votre client complète une commande dans la boutique en ligne. Le système de la boutique envoie maintenant un e-mail de confirmation de commande au client et au propriétaire de la boutique. Cet e-mail contient toutes les données relatives à la Gestion des commandes : l’adresse du client/de la facture, l’adresse de livraison, les données d’identification de la commande et le panier dans la monnaie et la langue appropriées. L’e-mail envoyé au propriétaire de la boutique est encore plus détaillé, il contient entre autres un lien direct vers la commande qui se trouve dans la gestion “relation clients”.

Il n’est pas sûr à 100% qu’en tant que propriétaire de la boutique, vous recevrez toujours tous les e-mails de confirmation de commande. Ceci peut avoir diverses raisons (détection de spam, problèmes de routage, problèmes SMTP, problèmes de quota,…) contre lesquelles le système de la boutique, en tant qu’instance d’envoi de mail, ne peut rien faire. Il est donc préférable de vérifier périodiquement la gestion de relation client dans l’administration de la boutique de votre système pour voir si de nouvelles commandes sont arrivées - par exemple une fois par jour ou à un intervalle différent, même si les phénomènes mentionnés ci-dessus sont plutôt rares. Si vous appelez la gestion de relation client (administration de la boutique → clients/commandes → gestion relation clients) les commandes les plus récentes s’affichent immédiatement. En haut de la liste se trouve l’ordre le plus récent.

Etat de la commande: “reçu” / gestion relation clients

Vous pouvez maintenant voir toutes les commandes entrantes. Toutes les nouvelles commandes reçues ont le statut de commandes reçues. Sélectionnez le statut “commandes en cours” pour une commande ou un colis prêt pour l’expédition. Le client pourra alors voir l'état d’avancement du traitement sur son compte client sous la forme de l'état d’avancement de la commande. Il sait maintenant que sa commande est en cours de traitement.

La commande se trouve maintenant aussi dans votre AbaNinja (Brouillon / facture).

Statut de la commande : “en cours”

Vérifiez le mode de paiement à ce stade :

• Paiement comptant (= encaissement) : s’assurer que la marchandise est disponible.
• Paiement anticipé : Veuillez ne rien faire tant que vous n'êtes pas sûr que le montant exact a été crédité sur le compte approprié. Dans la plupart des cas, le numéro de facture ou le numéro de référence de la commande est donné à titre d’identification. Vous devez contacter le client, si après une semaine, il n’a toujours pas payé. Au bout de deux à trois semaines, vous devez supprimer la commande afin d'éviter de bloquer inutilement les marchandises, d’avoir des commandes en attente et et d’en informer le client par e-mail. Vous bénéficiez ici de la connexion directe AbaNinja avec les coordonnées bancaires directes (actuellement banques Raiffeisen et Banque Cantonale de St-Gall). Dans ce cas, il vous suffit de vérifier dans AbaNinja si le paiement est notifié comme “payé” pour valider la commande.
• Modes de paiement en ligne (cartes de crédit, TWINT) : en principe avec cette méthode, vous ne devriez rencontrer aucun problème. Les cartes de crédit offrent au commerçant une sécurité grâce au contrat 3D-Secure et avec le transfert des responsabilités et ce pour toutes les procédures de débit.

Si le mode de paiement est accepté, vous pouvez préparer le colis pour l’expédition. Les produits physiques achetés sont maintenant placés dans l’emballage ou les marchandises en attente sont commandées au fournisseur approprié.

Lorsque tous vos produits sont prêts à être expédiés, vous pouvez imprimer un bon de livraison. Le module préinstallé PDF-Print déjà activé pour vous, permet d’imprimer un bon de livraison directement et de relier ce dernier à la facture AbaNinja correspondante (si elle est déjà créée).

La préparation de vos colis devient plus efficace, car Il ne vous reste plus qu'à placer le bon de livraison imprimé dans une pochette-document.

Statut de la commande: “envoyé”

Vous pouvez maintenant envoyer le colis.

Le processus est maintenant assez avancé, pour que vous puissiez informer le client que sa commande a été expédiée et que la livraison est en cours.

Ceci peut se faire de deux manières différentes dans la gestion de la relation client de l’administration de la boutique :

1. Pour chaque commande envoyée, cliquez sur le bouton Envoyer . Pour des raisons de sécurité, la boutique vous demande à nouveau si vous voulez vraiment envoyer un Infomail au client. Confirmez avec OK si vous ne voulez rien oublier.
2. Pour toutes les commandes expédiées, modifiez le statut de la commande à expédier via le menu déroulant.

Le statut de la commande est automatiquement modifié par “envoyé” et le client est informé par e-mail que la commande a été expédiée.

Statut de la commande : “terminé”

Les marchandises ont été expédiées et le traitement des commandes est presque terminé.

Avec le changement de statut, la commande est, par conséquence, notifiée comme clôturée.

Nous vous recommandons de ne pas modifier le statut de la commande avant que l’argent ne soit effectivement crédité sur votre compte (c’est le cas pour les paiements anticipés avant l’expédition, pour les paiements en espèces il n’est pas nécessaire de vérifier). Par contre, c’est le cas pour les modes de paiement en ligne, il est important d’effectuer le contrôle de gestion lors de la modification de statut. Les fonds de carte de crédit sont parfois transférés beaucoup plus tard dans une écriture collective. D’après notre expérience, nous pouvons affirmer que même de grandes institutions financières ont déjà eu des transactions qui n’ont pas été transférées.

En outre, la commande correspondante peut maintenant être transférée dans la Comptabilité financière.

Si vous envoyez des marchandises sur facture, nous aimerions vous donner plus d’informations ici :

• N’envoyez pas de marchandises sur facture à tous les clients. Selon le segment de clientèle et le secteur d’activité, Le risque de défaut de paiement est trop important. Ici, votre propre expérience vous sera sûrement utile. Par-dessus tout, nous recommandons aux commerçants qui débutent d’activer ce mode de paiement parcimonieusement et selon le compte client.

Pour certains assortiments d’articles, vous devez tenir compte des retours. Nous vous conseillons d’y réfléchir assez tôt et de proposer aux clients des bons de livraison pré-préparés.