Elaborazione Degli Ordini

Trattamento di un nuovo ordine nella gestione clienti

Queste istruzioni descrivono come trattare un nuovo ordine ricevuto nel suo sistema di negozio e mostrano anche varie opzioni e processi. Lei, in quanto gestore del negozio, non è in alcun modo vincolato da queste procedure. Dovrebbe essere preso in considerazione più di un consiglio.

Uno dei grandi vantaggi dell’utilizzo di 21.COMMERCE è l’integrazione di 21.AbaNinja. Quando si riceve un ordine, questo viene automaticamente trasferito a 21.AbaNinja in base alle impostazioni del modulo AbaNinja (come bozza o come fattura). È possibile eseguire l’adempimento con AbaNinja o 21.COMMERCE. In questo documento vi mostreremo come raggiungere l’adempimento in 21.COMMERCIO.

Ricezione dell’ordine

Il suo cliente completa un ordine nel negozio online. Il sistema del negozio invia un’e-mail di conferma dell’ordine al cliente e a lei come gestore del negozio. Questa e-mail contiene tutti i dati rilevanti per l’elaborazione dell’ordine: indirizzo del cliente e della fattura, indirizzo di consegna, dati identificativi dell’ordine e il carrello nella valuta e nella lingua appropriata. L’e-mail al gestore del negozio è ancora più dettagliata e contiene, tra le altre cose, un link diretto all’ordine nella gestione clienti del rispettivo sistema di negozio.

Non è sicuro al 100% che come gestore di un negozio riceverà sempre tutte le e-mail di conferma dell’ordine. Questo può avere diversi motivi (rilevamento di spam, problemi di routing, problemi SMTP, problemi di quote, ….) contro i quali il sistema del negozio non può fare nulla. È quindi meglio controllare periodicamente la gestione clienti nell’amministrazione del suo sistema per vedere se sono arrivati nuovi ordini, ad esempio una volta al giorno oppure a intervalli diversi a seconda del numero di ordini nel suo negozio, anche se i fenomeni sopra citati sono piuttosto rari. Nella gestione clienti (Amministrazione negozio → Clienti/Ordini → Gestione clienti) gli ordini più recenti vengono visualizzati immediatamente. Nella parte superiore è riportato l’ordine più recente.

Figura 1: Gestione clienti

Stato dell’ordine: “ricevuto” / Gestione clienti

Ora è possibile vedere tutti gli ordini in arrivo. Tutti i nuovi ordini ricevuti hanno lo stato dell’ordine ricevuto. Selezioni lo stato dell’ordine in corso se intende preparare l’ordine per la spedizione. Il cliente sarà quindi in grado di vedere l’avanzamento dell’elaborazione nel suo conto cliente sotto forma di stato dell’ordine.

Trova l’ordine anche nella sua AbaNinja (bozza / fattura).

Stato dell’ordine: “in corso”

Controlli il tipo di pagamento:

• pagamento in contanti (= incasso): assicurarsi che la merce sia disponibile.
• Pagamento anticipato: non fare nulla finché non si è sicuri che l’importo corretto sia stato accreditato sul conto appropriato. Nella maggior parte dei casi, il numero di fattura o il numero di riferimento dell’ordine è indicato come identificazione. Se un cliente non ha pagato dopo una settimana, deve essere contattato. Dopo due o tre settimane al più tardi, è necessario cancellare l’ordine e informare il cliente via e-mail in modo che non vi siano prenotazioni di merci inutili o ordini non eseguiti. A proposito, qui può beneficiare del collegamento diretto AbaNinja con coordinate bancarie dirette (attualmente Raiffeisen Bank e St. Galler Kantonalbank). In questo caso deve solo controllare in AbaNinja se il pagamento è stato contrassegnato come pagato per rilasciare l’ordine.
• Metodi di pagamento online (carte di credito, TWINT): in linea di principio, dovrebbe essere possibile continuare senza problemi. Con le carte di credito si è comunque al sicuro con un contratto 3D-Secure con inversione di responsabilità per l’esercente e con procedure di addebito.

Se il metodo di pagamento lo consente, è possibile preparare il pacco per la spedizione. Se sono stati acquistati prodotti fisici, questi vengono imballati o la merce in sospeso viene riordinata dal fornitore.

Quando tutti i prodotti sono pronti per la spedizione, è possibile stampare una bolla di consegna. Questo è più facile con il modulo PDF-Print preinstallato e già attivato per lei. Basta un clic per stampare una bolla di consegna e creare un collegamento nell’amministrazione direttamente alla corrispondente fattura AbaNinja (se esiste già lì).

Ad esempio, può riporre comodamente la bolla di consegna stampata in una tasca portadocumenti ed essere più veloce nel ritiro dei suoi pacchi.

Stato dell’ordine: “inviato”.

Ora è possibile spedire il pacco.

È possibile informare il cliente che il suo ordine è stato spedito ed è in arrivo.

Questo può essere fatto in due modi diversi nella gestione clienti dell’amministrazione del negozio:

1. clicchi sul pulsante Invia per ogni ordine inviato. Per motivi di sicurezza, il negozio chiede ancora una volta se si desidera davvero inviare una mail informativa al cliente. Confermi con OK se non ha dimenticato nulla.
2. Cambi lo stato dell’ordine per ogni ordine spedito in inviato nel menu a tendina.

Ora lo stato dell’ordine viene cambiato automaticamente in inviato e il cliente viene informato via e-mail che l’ordine è stato spedito.

Figura 2: Modifica stato ordine

Stato dell’ordine: “completato”

La merce è stata spedita e l’elaborazione dell’ordine è quasi completa.

Quando lo stato dell’ordine cambia e viene concluso, l’ordine viene contrassegnato come completato.

Raccomandiamo di non impostare lo stato dell’ordine su completo fino a quando il pagamento non è stato effettivamente accreditato sul suo conto (questo è il caso per i pagamenti anticipati prima della spedizione, per i pagamenti in contanti non è necessario controllare). Soprattutto per i metodi di pagamento online, è importante che lei esegua il controllo con questo cambiamento di stato. I fondi della carta di credito sono talvolta trasferiti molto più tardi. Sulla base della nostra esperienza, possiamo riferire che anche i grandi istituti finanziari hanno già avuto transazioni che non sono state trasferite.

Inoltre, il relativo ordine di acquisto può essere trasferito alla contabilità finanziaria.

Se spedisce merci su fattura, vorremmo darle qualche informazione in più qui:

• non inviare la merce ad ogni cliente semplicemente su fattura. A seconda del segmento di clientela e dell’industria, il rischio di grandi inadempienze è elevato. Qui la sua esperienza le sarà sicuramente d’aiuto. In particolare, consigliamo ai commercianti che hanno appena iniziato di disattivare questa modalità di pagamento in modo selettivo per conto cliente.

Figura 3: Stato dell’ordine “completato” / dopo aver ricevuto il pagamento e inviato il pacco

Con alcuni assortimenti di articoli deve fare i conti con i resi, pensare alla gestione dei resi in una fase iniziale e supportare il cliente con bolle di consegna adeguatamente preparate.