Wie funktioniert der elektronische Rechnungsversand über AbaNet?

Mit dem kostenpflichtigen Zusatzmodul AbaNet wird ein medienbruchfreier und hochautomatisierter Datenaustausch mit Geschäftspartnern ermöglicht.

In dieser Anleitung erfahren Sie Schritt für Schritt, wie Sie nach der Aktivierung des AbaNet Zusatzmoduls elektronische Rechnungen direkt ins ERP-System (derzeit nur AbaNet von Abacus E-Business) Ihres Geschäftspartners übermitteln.

Weiters ist es mit dem AbaNet-Modul auch möglich, COOP E-Rechnung im ZUGFeRD-Format zukommen zulassen.

1. Grundeinstellungen Rechnungsversand

Für die ordnungsgemässe Rechnungserstellung empfehlen wir Ihnen:

• Die Erfassung der Unternehmensdaten
• Die Herstellung oder Hinterlegung der Bankverbindung
• Bei Bedarf die Hinterlegung der ESR-Details für die Verwendung des Einzahlungsscheins
• Die Anpassung des individuellen Beleg-Designs

Wichtig: Bitte hinterlegen Sie unter "Einstellungen > Unternehmensdaten" zwingend ihre Unternehmens-ID und MWST-Nr.

Hinweis: Wir führen regelmässig kostenlose Online-Webinare durch, welche Sie bei der Einrichtung und den ersten Schritten unterstützen. Benötigen Sie individuelle Beratung sind unsere Swiss21 Digital Coaches auch persönlich für Sie da.

2. Kundendaten

Nachfolgend erfassen wir eine Adresse eines Geschäftspartners, welchem Sie die Rechnungen zukünftig direkt elektronisch übermitteln möchten.

2.1 Adressen

Über den Menüpunkt Adressen können Sie eine neue Adresse, beispielsweise für Ihren Kunden COOP, erfassen.

2.2 Kontaktperson

Erfassen Sie nun die bei Ihrem Geschäftspartner zuständige Kontaktperson. Wechseln Sie dazu im unteren Bereich auf den Tab «Kontaktperson» und füllen Sie Vor-, Nachname und E-Mail Adresse ab.

2.2.1 Allgemein

Damit zukünftig die Rechnungen direkt in das ERP-System (AbaNet von Abacus E-Business) Ihres Geschäftspartners übermittelt werden, müssen Sie unter dem Tab «Allgemein» das AbaNet-Netzwerk hinterlegen. Wählen Sie dazu AbaNet oder AbaNetWebAccess aus und ergänzen das nebenstehende Feld mit der entsprechenden Teilnehmernummer bzw. E-Mail Adresse. Diese Information erhalten Sie direkt von Ihrem Geschäftspartner.

2.2.2 Übermittlung von E-Rechnungen an Coop im ZUGFeRD-XML-Format

Möchten Sie COOP E-Rechnungen im ZUGFeRD-Format zuschicken, wählen Sie AbaNetWebAccess und füllen die E-Mail Adresse InvoiceKWF_Abacus@coop.ch ein. Diese E-Mail-Adresse ist für die technische Übermittlung der Rechnung aus AbaNinja via AbaNet zu COOP notwendig und ist unabhängig von der E-Mail der Adresse bzw. der Kontaktperson.

3. Rechnungsversand

Sie können in AbaNinja entweder direkt Rechnungen erstellen oder Rechnungen aus Drittsystem importieren und über AbaNinja versenden. Anstatt «per E-Mail senden» oder «Drucken», steht Ihnen bei Rechnungen an Kunden mit hinterlegten AbaNet Netzwerkdaten die Aktion «Senden mit AbaNet» zur Verfügung. Diese Rechnungen im ZUGFeRD-Format werden im vorliegenden Beispiel direkt an COOP übermittelt.

3.1 Rechnungserstellung

Weitere Informationen zur Rechnungserstellung finden Sie hier.

3.2 Rechnungs-Import

Weiter Informationen zum Rechnungs-Import finden Sie hier.