Wie stelle ich die Verbindung zwischen AbaClock und AbaNinja her?

In AbaNinja können die Arbeitszeiten von maximal 21 Mitarbeitern bzw. 21 Benutzern (inkl. Account-Besitzer) erfasst werden. Durch die Anbindung der Stempeluhr AbaClock können sich Ihre Mitarbeiter auch selbständig ein- und ausstempeln. Die Arbeitszeiten werden automatisch an AbaNinja übermittelt.

In dieser Anleitung erfahren Sie Schritt für Schritt, wie Sie das die AbaClock mit Ihrem AbaNinja Account verbinden.

Für Fragen oder den Erwerb einer AbaClock bitten wir Sie sich mit unseren Kollegen in Verbindung zu setzen: www.abaclock.ch 

 

Voraussetzung

Um eine AbaClock mit AbaNinja synchronisieren zu können sind folgende Voraussetzungen nötig:

• Sie besitzen einen AbaNinja Account.
• Sie verfügen mindestens über ein Basic-Abonnement für Swiss21.
• Sie besitzen eine AbaClock, eine AbaClock App und entsprechende Token / Badges für Ihre Mitarbeiter.
• Sie haben die entsprechenden Benutzer bzw. Mitarbeiter in AbaNinja (Einstellungen > Unternehmen > Benutzerverwaltung und Zeiterfassung > Mitarbeiter) erfasst.

Einrichtung AbaClock

Aktualisieren Sie vor der Einrichtung die AbaClock App in Ihrem App Store oder laden Sie die neuste Version herunter.

Verbindung zwischen AbaNinja und AbaClock 3 herstellen

AbaNinja ist die zentrale Quelle für die Daten, die auf der AbaClock angezeigt werden. Das bedeutet, dass jede Änderung in AbaNinja vor einer Aktion auf der AbaClock abgefragt wird und somit, als der neueste Stand der Daten verwendet wird. Es könnte jedoch vorkommen, dass eine Out-Stempelung in AbaNinja eine Out-Stempelung von der AbaClock überschreibt. Dies kommt vor, wenn die Out-Stempelung auf der AbaClock erfasst wurde, die Ansicht in AbaNinja aber veraltet ist und diese Out-Stempelung entsprechend noch nicht angezeigt hat. So wird durch das Speichern manuell erfassten Stempelung im AbaNinja die Stempelung vom AbaClock überschrieben. In den folgenden Kapiteln wird die Verbindung zwischen AbaNinja und AbaClock erklärt und auf die wichtigsten Punkte eingegangen.

Voraussetzung / Lizenzierung

Um AbaNinja mit AbaClock 3 nutzen zu können, wird eine API-Verbindung benötigt. Dies setzt ein zahlungspflichtiges Abonnement voraus. Des Weiteren müssen die Mitarbeitenden, welche ihre In & Out-Zeiten stempeln sollen, im AbaNinja erfasst sein und sich in einem aktiven Anstellungsverhältnis befinden. 

Achtung: Wird der Token gelöscht, müssen auch die AbaClocks erneut verbunden werden, welche diesen Token verwendet haben.

Erstellen des API-Tokens

Für die Verbindung braucht es einen API-Token. Dieser kann unter «Einstellungen / Automatisation / API Tokens» erstellt werden. Dieser wird nur einmalig angezeigt, daher muss in diesem Schritt die AbaClock verbunden werden oder der QR-Code gespeichert werden.

Der neue Token kann oben rechts über «Erstellen» generiert werden. Dabei öffnet sich ein Dialog, für welchen eine Bezeichnung vergeben werden kann. Im nächsten Feld kann eine Beschreibung ergänzt werden z.B. mit den Informationen was genaue darüber verarbeitet wird und welches iPad damit verbunden wurde. Es empfiehlt sich pro AbaClock ein eigener Token zu erstellen.

Weiter muss eine Gültigkeitsdauer definiert werden. Hier empfiehlt es sich diese für einen längeren Zeitraum von ein paar Jahren zu erstellen oder sich mittels Kalendereinträgen daran zu erinnern, dass die AbaClock erneut verbunden werden muss.

Unter den Berechtigungen müssen die folgenden gewährt werden: 

• Adressen
• Einstellungen
• Profil
• Zeiterfassung

Anschliessend kann der Token oben rechts mittels «Speichern» fertiggestellt werden.

AbaClock über den QR-Code verbinden

Nach dem Speichern wird der Token einmalig angezeigt, dieser kann kopiert werden oder als QR-Code angezeigt werden. 

Achtung: Mit dem Code ist es möglich Daten über eine Schnittstelle zu erfassen und auszulesen. Bitte behandeln Sie diesen wie Zugangsdaten zum Onlinebanking und vertrauen diesen niemandem an. 

Speichern Sie den Token ab oder falls Sie das iPad zu Hand haben, können Sie den QR-Code sich anzeigen lassen und mit dem AbaClock erfassen. Dazu muss die App AbaClock 3 geöffnet werden und links im Menü via «AbaNinja Firma» den Button «QR-Code scannen» betätigt werden. Anschliessend öffnet sich die Frontkamera des iPads und der QR-Code kann eingescannt werden. 

Mit dem Einscannen des QR-Codes ist das Verbinden der AbaClock mit AbaNinja aus technischer Sicht abgeschlossen.

Funktionen und Einstellungen für AbaNinja auf der AbaClock

Nach dem Verbinden stehen neben der Firmen-UUID und dem Authentifizierungstoken folgende Möglichkeiten zur Verfügung:

Feldbeschreibungen:

Auto-Badge nach

Darüber kann definiert werden, nach welchem Zeitraum nach der Badgeerkennung automatisch ein- oder ausgestempelt werden soll. Folgende Auswahlmöglichkeiten stehen zur Verfügung:

• Nie
  Erfordert immer eine User-Integration, damit eine Stempelung erfasst wird.
• Sofort
  Nach der Erkennung des Badges wird der Mitarbeitende sofort ein- oder ausgestempelt, ohne dass eine Interaktion erforderlich ist.
• 3 Sekunden
  Nach der Erkennung des Badges wird der Mitarbeitende nach 3 Sekunden automatisch ein- oder ausgestempelt. Während dieser Zeit kann der Vorgang noch abgebrochen werden.
• 5 Sekunden
  Nach der Erkennung des Badges wird der Mitarbeitende nach 5 Sekunden automatisch ein- oder ausgestempelt. Während dieser Zeit kann der Vorgang noch abgebrochen werden.

Mitarbeitende

Dies zeigt die Mitarbeitenden an. Darüber ist es auch möglich den Badge zu erfassen, verändern oder auch zu löschen.

Löschen

Löscht die Verbindung zu AbaNinja, wenn diese nicht mehr benötigt wird oder ein neuer Token erstellt wurde.

Einstellungen in AbaNinja für AbaClock

Neben dem API-Token können Online auch die BadgeID auf dem Mitarbeitenden mutiert werden sowie ob der Mitarbeitende Zugriff auf das AbaClock-Menü haben soll oder nicht. Dies wird mit der Einstellung «Ist Admin» definiert. Diese Einstellungen sind im AbaNinja unter «Zeiterfassung / Mitarbeitende» möglich. Dazu muss ein Mitarbeiter ausgewählt werden und über das 3-Punkte-Menü unter «Konfiguration von Anbindungen (Apps)» aufgerufen werden. Darin kann die BadgeID erfasst werden, z.B. mit einer Tischleseeinheit, sowie die Checkbox aktiviert werden, ob es sich bei dem Mitarbeitenden um einen «AbaClock-Admin» handelt und somit die Einstellungen auf dem AbaClock aufrufen und verändern darf.

Erfasste Arbeitszeiten

Die Arbeitszeiten werden nun an AbaNinja übermittelt.

Informationen zu AbaClock

Weitere Informationen und Antworten zu AbaClock erhalten Sie hier: https://help.abaclock.ch/.