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Wie starte ich mit AbaNinja optimal und tätige die ersten Schritte?

Caterina El M'hamdi
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Sie sind neu bei AbaNinja und möchten die ersten Schritte zur automatisierten Buchhaltung, vereinfachten Fakturierung, zum Bezahlen von Lieferantenrechnungen und automatischen Abgleich Ihrer Kontobewegungen tätigen? In diesem Beitrag beschreiben wir Ihnen, wie Sie möglichst optimal mit AbaNinja starten.

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AbaNinja einrichten

Grundsätzlich empfehlen wir Ihnen, dass ein Swiss21- bzw. AbaNinja-Account immer von Firmeninhaber oder Administrator eröffnet wird.

Starten Sie die App AbaNinja zum ersten Mal aus dem Swiss21.org-Portal, wird Ihnen ein Einrichtungsassistent angezeigt, bei dem Sie Schritt für Schritt die notwendigen Einstellungen vornehmen können.

Die korrekte Unternehmensform ist hier bereits wichtig, da hiervon das Kontenset des standardisierten AbaNinja Kontenplans abhängig ist. Stellen Sie bitte sicher, dass im Swiss21-Portal die korrekte Unternehmensform hinterlegt und in den Einrichtungsassistenten übernommen wurde.

Diese Auswahl kann im Nachhinein nicht mehr verändert werden.

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Mögliche Unternehmensformen sind: Einzelunternehmen, Kollektivgesellschaft, Kommanditgesellschaft, Aktiengesellschaft, Gesellschaft mit beschränkter Haftung und Vereine.

Das Feld Industrie dient rein statistischen Zwecken. Falls Sie im Handelsregister eingetragen sind, sollten Sie die entsprechende Bezeichnung auf Ihrem Handelsregister-Auszug finden. Im Zweifelsfall können Sie auch jene Bezeichnung wählen, welche Ihrer Tätigkeit am nächsten kommt.

Ausserdem empfehlen wir Ihnen die korrekte Mehrwertsteuerpflicht und Abrechnungsmethode auszuwählen. Sollten Sie im weiteren Verlauf bereits erste Buchungen in AbaNinja tätigen, ist eine Änderung ebenfalls nicht mehr möglich.

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Einstellungen

In den AbaNinja Einstellungen lohnt es sich zu Beginn folgende Bereiche zu vervollständigen:

  • Unternehmensdaten: 
    • Diese Angaben können Sie beim Dokumenten-Design bzw. auf Ihren Dokumenten anzeigen lassen.
    • Laden Sie hier Ihr Logo hoch.
  • Dokumenten-Designer: 
    • Individualisieren Sie das Design Ihrer Dokumente und definieren Sie welche Informationen wo angezeigt werden sollen.
  • Kunden Rechnungen oder Lieferantenbelege:
    • Definieren Sie die Nummernkreise Ihrer Belege.

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Weitere Informationen:

Produkte und/oder Adressen importieren

Wechseln Sie von einer anderen Software zu AbaNinja und möchten Sie Ihre Adressen oder Produkte einfach übernehmen? Unter Einstellungen > Stammdaten > Daten Import / Export haben Sie die Möglichkeit mithilfe unserer Vorlagen Adressen und Produkte in AbaNinja zu importieren.

Wichtig: Bitte laden Sie unsere Vorlagen herunter und ergänzen Sie diese mit Ihren Adress- bzw. Produktdaten. Grundsätzlich empfehlen wir die Vorlage nicht um zusätzliche Spalten zu erweitern, da wir sonst einen reibungslosen Import nicht garantieren können.
Wir bitten Sie keine Dateien zu importieren, welche in einem Drittsystem erstellt wurden. Bitte beachten Sie ebenfalls, dass keine statistischen Daten (Umsatz eines Kunden etc.) importiert werden können.

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Adressen erfassen

Nebst dem Import können Sie Unternehmens- oder Privatadressen auch manuell erfassen. Dank unserer Schnittstelle zum Handelsregister können Sie bequem nach einem Unternehmen suchen und die Daten automatisch erfassen lassen.

Wichtig: In AbaNinja gibt es keine Unterscheidung zwischen Kunden- oder Lieferantenadressen, Rechnungs- und Lieferadressen.

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Bank-Anbindung

Grundsätzlich haben Sie in AbaNinja die Möglichkeit die Bankinformationen aller Schweizer Bankinstitute zu hinterlegen und für die Rechnungsstellung oder Bezahlung von Rechnungen einzusetzen.

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Zu über 70 Schweizer Banken bestehen Schnittstellen, über welche Sie Ihre Kontobewegungen automatisch importieren und Zahlungen direkt an Ihr E-Banking übermitteln können. AbaNinja gleicht die importieren Zahlungen automatisch mit Ihren offenen Kunden- und Lieferantenrechnungen ab und markiert diese automatisch als erledigt. 

Weitere Informationen:

Produkte erfassen

Produkte vereinfachen Ihnen das Erstellen von Offerten, Auftragsbestätigungen, Lieferscheine, Rechnungen, Gutschriften, wiederkehrende Rechnungen und Rechnungsvorlagen. Sie können beim Erstellen einer Rechnung die Produkte einfach über die Produktauswahl auswählen und übernehmen.

Hinweis: Sie können auch ganz bequem manuelle Positionen erstellen und dabei manuelle Preise vergeben. Für die automatisierte Buchhaltung empfiehlt es sich jedoch, Produkte zu erstellen.

Weitere Informationen:

Dokumente erstellen & versenden

Wenn Sie alle vorangehenden Punkte durchgegangen sind, Adressen und allenfalls Produkte erfasst haben - dann sind Sie bereit, mit wenigen Klicks Ihre erste Offerte zu stellen oder Ihre erste Rechnung zu verschicken! Sie können jederzeit mit nur einem Klick ein Dokument in ein anderes umwandeln oder duplizieren.

Offerten: Definieren Sie in den Einstellungen, ob Offerten automatisch umgewandelt werden sollen, wenn Ihre Kunden im Kundenportal annehmen.

Aufträge: Unter Zeiterfassung können Leistungen für Ihre Kunden (Adressen) erstellt, in einem Auftrag gesammelt und zu einem späteren Zeitpunkt fakturiert werden.

Rechnungen: Senden Sie Rechnungen per E-Mail oder eBill (benötigt Zusatzmodul AbaNet) an Ihre Kunden, fügen Sie einen QR-Einzahlungsschein hinzu oder importieren Sie Rechnungen aus einem Drittsystem. Ihr Kunden können Ihre Rechnungen auch via PayPal oder mit Kreditkarte bezahlen.

Wiederkehrende Rechnungen: Möchten Sie Ihren Kunden monatlich oder quartalsweise dieselbe Rechnung zuschicken? Richten Sie ganz einfach eine Wiederkehrende Rechnung ein und überlassen Sie AbaNinja den automatischen Versand.

Weitere Informationen:

Lieferantenrechnungen & Zahlungen

Mit AbaNinja ist das Bezahlen von Lieferantenrechnungen mit wenigen Klicks erledigt. Importieren Sie ganz einfach eine PDF-Rechnung und AbaNinja liest alle relevanten Daten aus und übernimmt diese auf die Erfassungsmaske. Mit dem Zusatzmodul AbaNet haben Sie auch die Möglichkeit Rechnungen von Ihren Lieferanten direkt in AbaNinja zu empfangen.

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Erfassen Sie anschliessend einen Zahlungsauftrag, übermitteln diesen direkt an Ihr E-Banking oder exportieren ein Zahlungsfile.

Weitere Informationen:

Automatisierte Buchhaltung

AbaNinja führ Ihre Buchhaltung automatisch anhand standardisierter Konto- und Verbuchungsvorschläge - mit oder ohne Mehrwertsteuer. Buchen Sie im Kontoauszug oder Buchungsjournal selbst oder nehmen Sie bequem einfache Korrekturen vor.

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Die Listen der Offenen Posten bieten Ihnen einen schnellen Überblick über offene Kunden- oder Lieferantenrechnungen.

Mit der einfachen Bilanz und Erfolgsrechnung haben Sie Ihr Geschäft stets unter Kontrolle.

Die Zusammenarbeit mit Ihrem Treuhänder wird vereinfacht und auch eine Anbindung an die Abacus Finanzbuchhaltung ist möglich.

Tipps

Zusatzmodul AbaNet:

AbaClik (Spesenbelege, Leistungserfassung):

  • Der Spesenprozess wurde mit Hilfe künstlicher Intelligenz vereinfacht und automatisiert. Die App ist bei der Verarbeitung eines Spesenbelegs, mit Hilfe einer Zeichen- und Texterkennung in der Lage, Informationen zum Betrag, MWST und Verkaufsstelle automatisch auszulesen und selbständig zu verbuchen.
  • Informationen: Wie funktionieren die digitalen Prozessen mit der mobilen App AbaClik 3?

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