Jahresendverarbeitung

Vor dem Abschluss des Kalenderjahres treten immer wieder Fragen auf, die wir mit diesem Artikel beantworten möchten. Zum Beispiel: Gibt es Änderungen an den Beitragssätzen? Wie wird ein neues Geschäftsjahr eröffnet? Welche Listen müssen gedruckt und archiviert werden?

Abgerechnetes Jahr prüfen

Prüfen Sie die Abrechnungen im 2023: Wurden alle Mitarbeiter vollständig abgerechnet? Sind alle vereinbarten Lohnbestandteile und Abzüge enthalten? Das Jahresjournal ("Auswertungen - Abrechnung - Jahresjournal") bietet dazu einen guten Überblick.

Ausserdem sollten die Parameter für die Lohnausweise ("Mitarbeiter - Lohnausweis") kontrolliert und bei Bedarf angepasst werden. Anpassungen für den Lohnausweis 2023 müssen vor dem definitiven Dezemberabschluss erfolgen.

Falls Sie die Verbuchung in die Finanzbuchhaltung / AbaNinja nutzen, führen Sie die Verbuchung für alle noch ausstehenden Monate durch.

Lohnausweise erstellen

Die Lohnausweise werden automatisch mit dem definitiven Abschluss des Monats Dezember generiert. Prüfen Sie daher die Parameter für die Lohnausweise ("Mitarbeiter - Lohnausweis") am Besten vor dem definitiven Abschluss.

Sobald der Dezember abgeschlossen wurde, sind die Lohnausweise in den Personaldossiers ersichtlich. Im Anschluss sind die Lohnausweise zugänglich:

- Link auf der Abrechnungsseite

- Dossier im Personalstamm

- Ausgabe über "Auswertungen - Nationale Auswertungen"

Um Korrekturen vorzunehmen, muss der Monat Dezember nochmals geöffnet werden. Es genügt, die definitive Verarbeitung zurückzusetzen. Anschliessend können Einstellungen, Bemerkungstexte u.a. angepasst werden.
Sobald der Monat wieder auf Definitiv gesetzt wird, werden die Lohnausweise erneut generiert.

Hinweis: Lohnausweise können auch einzeln im Personalstamm im Abschnitt Lohnausweis über das Dreipunktemenü aufbereitet werden.

Auswertungen erstellen

Folgende Auswertungen sollten am Jahresende ausgedruckt und / oder als PDF heruntergeladen werden. Stellen Sie sicher, dass davor alle Monate inkl. Dezember vollständig abgerechnet wurden und den Status "Definitiv" oder "Verbucht" aufweisen.

"Auswertungen - Nationale Auswertungen"

• AHV-Lohnbescheinigung (im Parameter "Liste" kann  zwischen der Ausgabe des AHV-pflichtigen oder des AHV-freien Personals gewählt werden)
• FAK-Abrechnung
• UVG-Abrechnung
• UVGZ-Abrechnung
• KTG-Abrechnung
• Quellensteuer Abrechnung
• Jahresjournal (die Auswertung entspricht 1:1 dem Lohnkonto, welches auch über "Auswertungen - Revision" zugänglich ist)

Für das Abrechnungsjahr 2023 können sowohl Monatsmeldungen als auch Jahresmeldungen elektronisch via ELM an die Institute übermittelt werden. Informationen zur Einrichtung und Übermittlung finden Sie in folgenden Artikeln: ELM Übersicht   ELM Monatsmeldungen

AbaSalary wird systemseitig in täglichen Backups gesichert. Dennoch empfehlen wir wichtige Dokumente für Archivzwecke auch lokal im PDF-Format zu speichern.

Neues Jahr eröffnen

Das neue Jahr wird automatisch eröffnet sobald Sie in der Abrechnung zum ersten Mal einen Monat im Jahr 2024 auswählen. Für das Jahr 2023 muss kein separater Jahresabschluss ausgeführt werden. Mit der definitiven Verarbeitung vom Monat Dezember wird das alte Jahr automatisch vor unabsichtlichen Veränderungen geschützt.

Normalerweise sind in AbaSalary zwei Jahre offen, ausser der Systembeginn liegt erst ein Jahr zurück. So sind jeweils im Übergang zum neuen Jahr noch gewisse Korrekturen für das Vorjahr möglich.

Abgeschlossene Jahre (2021 / 2022, sofern vorhanden) lassen keine Bearbeitung mehr zu und können auch nicht mehr wiedereröffnet werden!  Die offenen Lohnjahre sind im Benutzermenü oben rechts unter "Info" sowie in der Monatsauswahl  im Bereich "Abrechnung" ersichtlich.

Stammdaten 2024

Am 1.1.2024 tritt die Reform AHV 21 in Kraft. Folgende Auswirkungen sind in AbaSalary ersichtlich:

Unter Versicherungen - Berechnungsgrössen ist neu die Rede vom Referenzalter (früher Rentenalter). Die Werte selbst bleiben für 2024 unverändert und steigen erst 2025 an. Im Personalstamm kann eingestellt werden, ob der Rentenfreibetrag (CHF 1'400.- pro Monat) berücksichtigt werden soll oder nicht. Standardeinstellung bleibt die Berücksichtigung des Rentenfreibetrages.

Neue BVG-Lösung: Für die Lohnabrechnungen ab dem Kalenderjahr 2024 bieten wir erweiterte Einstellungen an (Details).

Die Nationalen Daten 2024 sind im System hinterlegt und werden automatisch angewendet (ersichtlich unter "Firma - Versicherungen" über das Dreipunktemenü).

Alle Quellensteuertarife sind im System hinterlegt und werden durch uns laufend aktualisiert. Wir empfehlen die Lohnberechnung Januar erst kurz vor dem Lohntermin vorzunehmen, um mit möglichst aktuellen Werten zu rechnen. Weitere Änderungen sind auch nach diesem Zeitpunkt nicht ausgeschlossen.

Die im System hinterlegten Familienzulagentarife werden bei Bedarf automatisch aktualisiert.

Letzte Aktualisierung Stammdaten: 25.01.2024 (Quellensteuertarife VD)

Überprüfung der Stammdaten

Prüfen Sie vor der ersten Abrechnung, ob die Beiträge für 2024 stimmen. Neben den automatisch vom System verwalteten Beiträgen gibt es weitere Stammdaten, welche individuell überprüft und allenfalls angepasst werden müssen.

Die Verwaltungskostenbeiträge und FAK-Beiträge müssen je nach Versicherungsvertrag und Kanton gemäss den Informationen der Ausgleichskassen angepasst werden.

Die Beitragssätze der Unfall- und Krankentaggeldversicherung können je nach Versicherungsvertrag ändern. Allfällige Änderungen wird Ihnen Ihre Versicherung mitteilen. Die neuen Werte sollten auf einer neuen Zeitachse mit Gültigkeit ab Januar 2024 erfasst werden.

Die persönlichen Lohn- und Mitarbeiterdaten können ändern (aufgrund Lohnerhöhungen, Positionswechsel oder Änderungen am Beschäftigungsgrad). Beachten Sie, dass solche Änderungen auch Auswirkungen auf BVG-Beiträge für Arbeitgeber und Arbeitnehmer haben können.

Bei Lohndatenänderungen sollten Sie die Von- und Bis-Daten korrekt setzen.

Beispiel:

Setzen Sie nun beim bestehenden Wert ein Enddatum z.B. Dezember 2023 und erfassen Sie für 2024 einen neuen Lohnwert (mit + oder Wechsel in den entsprechende Monat):

Mit diesem Vorgehen stellen Sie eine exakte Historisierung der Lohndaten sicher.

Dieser Artikel wird regelmässig aktualisiert und wir informieren Sie über kurzfristige Änderungen (QST, Familienzulagen etc.).