Saisir des documents dans AbaClik 3 et les transmettre à AbaNinja?

Après la connexion, les documents (notes de frais, factures) peuvent être saisis dans AbaClik 3 et synchronisés avec AbaNinja.

• Paramètres de base
• Saisie du document
• Synchronisation
• Traitement dans AbaNinja

Paramètres de base

Configuration - Dialogue de saisie

Le bouton "Adapter" peut être utilisé pour personnaliser le dialogue de saisie, qui est commandé par le bouton de la caméra en bas à droite du tableau de bord.  La même possibilité existe séparément pour le dialogue au sein de la brique.

Brique

Sous "Brique", il est possible de sélectionner une action permettant d'appuyer sur le bouton "Plus" de la brique. Les possibilités suivantes peuvent être utilisées :

• Photographier: Ouvre l'appareil photo pour photographier un document
• Album photos: Ouvre l'album photos pour importer un document
• Aucune action: Crée un nouveau document
• Importation : Importe un document d'un service cloud

Dashboard
Sous "Dashboard", diverses actions peuvent être ajoutées à partir de "Caméra" et "Importer" via le bouton "Plus" qui apparaît dans la boîte de dialogue. Cela peut ressembler à ce qui suit:

Saisie du document

Photographier le document

Lorsque le document est photographié, la nouvelle technologie du scanner de documents lit diverses données pertinentes du document, qui remplissent ensuite les champs appropriés, par exemple le montant, le taux et le montant de la TVA ou le moyen de paiement.

Contrôle des données

Ensuite, les données qui ont pu être lues à partir du document peuvent être vérifiées et, si nécessaire, complétées ou accompagnées de commentaires et de textes.

En outre, plusieurs pièces jointes peuvent être saisies ou le document existant peut être édité.

Catégorie

Dans la catégorie, vous pouvez choisir entre plusieurs catégories, auxquelles appartiennent les dépenses enregistrées. Les catégories suivantes sont disponibles :

• Repas & animation
• Voyages
• Nuitée
• Frais de déplacement
• Services commerciaux
• Espèces
• Autre

Avec la flèche à droite, le domaine peut être encore plus précis.

Montant total et frais supplémentaires

Le montant peut être édité lors de la sélection et une monnaie correspondante peut être sélectionnée. Sous "Frais supplémentaires", vous pouvez saisir des coûts supplémentaires, tels que "Pourboire", pour lequel vous pouvez utiliser le bouton "Contenu dans le montant total" pour ajouter le montant au total.

Point de vente

Google Maps utilise le scanner de documents pour tenter de trouver l'adresse ou l'emplacement du point de vente. Il peut être modifié manuellement.

Modes de paiement

Le mode de paiement peut également être modifié et des modes de paiement supplémentaires peuvent être saisis. Les cartes de débit et de crédit peuvent également être scannées par une caméra, de sorte que les numéros de carte sont également reconnus et remplis automatiquement.

Les moyens de paiement peuvent également être gérés sous iOS dans les paramètres généraux de l'entreprise. Sous Android, ils peuvent être édités dans le dialogue des documents pour le moment.

Transactions

Si un numéro de carte est reconnu sur le reçu ou s'il est saisi manuellement, toutes les transactions du jour correspondantes sont chargées à partir d'AbaNinja et comparées pour savoir si le reçu qui vient d'être photographié correspond à l'une de ces transactions. Si tel est le cas, le document est affecté à cette transaction.

Information TVA

Les informations relatives à la TVA indiquent les différents taux et montants de TVA. Vous pouvez les sélectionner et les modifier.

Adresses

Sous "Adresses", toutes les adresses saisies sont chargées à partir d'AbaNinja et peuvent être affectées au document en conséquence.

Synchronisation

En option, un document peut être enregistré temporairement dans l'application ou envoyé directement à AbaNinja.

L'aperçu "Actuel" contient tous les documents qui n'ont pas encore été synchronisés et qui peuvent être synchronisés dans la liste par glissement à droite ou supprimés par glissement à gauche.

Une fois qu'un document a été synchronisé avec succès, il apparaît dans l'aperçu du rapport, qui offre différentes vues par jour, semaine, mois ou année :

• Historique
  Affiche tous les documents synchronisés dans un aperçu historique.
• Code partenaire
  Affiche tous les documents synchronisés, triés par catégorie.
• Adresses
  Affiche tous les documents synchronisés, triés par adresse qui peuvent être indiqués sur le document. 

Traitement dans AbaNinja  

Si toutes les données sont correctes lors de la synchronisation et ont pu être validées correctement dans AbaNinja, le document apparaît sous "Fournisseurs" dans l'onglet "Exécuté".
Si un justificatif de frais doit encore être vérifié en raison d'une anomalie, il apparaît dans l'onglet "Ouvert".

Dans la vue détaillée de l'écriture, les données et l'imputation peuvent être vérifiées. 

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