Come posso iniziare a lavorare con AbaNinja e muovere i primi passi?

Siete nuovi ad AbaNinja e volete muovere i primi passi verso la contabilità automatizzata, la fatturazione semplificata, il pagamento delle fatture dei fornitori e la riconciliazione automatica delle transazioni del vostro conto? In questo articolo descriviamo come iniziare a lavorare con AbaNinja al meglio.

Impostare AbaNinja 

Fondamentalmente, consigliamo che un conto Swiss21 o AbaNinja sia sempre aperto dal titolare o dall'amministratore dell'azienda.

Se avviate l'app AbaNinja dal portale Swiss21.org-Portal, per la prima volta, vi verrà mostrato un assistente di configurazione in cui potrete inserire i dati della vostra azienda passo dopo passo.

La corretta scelta della forma societaria è già importante in questo caso, poiché da questo dipende il set di conti del piano dei conti AbaNinja standardizzato. Questa selezione non può essere modificata in seguito.

Possibili forme di business sono: Ditta individuale, società in nome collettivo, società in nome collettivo, società in accomandita, società anonima, società per azioni, società a garanzia limitata e associazioni.

Il campo "tipo d'impresa" è solo a fini statistici. Se siete iscritti nel registro di commercio, dovreste trovare la designazione corrispondente sul vostro estratto del registro di commercio. In caso di incertezza, potete anche scegliere la denominazione che più si avvicina alla vostra attività.

Si consiglia inoltre di scegliere il corretto metodo di fatturazione e di assoggettamento all'IVA. Se si effettuano già le prime prenotazioni ad AbaNinja nel proseguimento del corso, anche un cambiamento non è più possibile.

Impostazioni

Nelle impostazioni di AbaNinja, si consiglia di completare all'inizio le seguenti aree:

• Dati aziendali: 
  • Queste informazioni possono essere visualizzate nella struttura del documento o sui documenti.
  • Caricate il vostro logo qui.
• Designer documento: 
  • Personalizzate il design dei vostri documenti e definite quali informazioni devono essere visualizzate dove.
• Fatture dei clienti o documenti dei fornitori:
  • Definite gli intervalli numerici dei vostri documenti.

Importazione/Esportazione dati

Passate da un altro software ad AbaNinja e desiderate semplicemente trasferire i vostri indirizzi o prodotti? Sotto Impostazioni > Dati anagrafici > Importazione / esportazione dati avete la possibilità di importare indirizzi e prodotti in AbaNinja utilizzando i nostri modelli.

Importante: Scaricate i nostri modelli e completateli con il vostro indirizzo o i dati del prodotto. Essenzialmente raccomandiamo di non estendere il modello con colonne aggiuntive, altrimenti non possiamo garantire un'importazione senza problemi.
Vi chiediamo di non importare file che sono stati creati in sistemi esterni. Si prega inoltre di notare che non è possibile importare dati statistici (fatturato di un cliente ecc.).

Inserire gli indirizzi

Oltre all'importazione, è possibile inserire manualmente anche gli indirizzi aziendali o privati. Grazie alla nostra interfaccia con il registro di commercio, è possibile cercare facilmente un'azienda e disporre l'inserimento automatico dei dati.

Importante: in AbaNinja non c'è distinzione tra indirizzo del cliente o del fornitore, indirizzo di fatturazione e indirizzo di consegna.

Collegamento bancario

In linea di principio, AbaNinja consente di memorizzare le informazioni bancarie di tutti gli istituti bancari svizzeri e di utilizzarle per la fatturazione o il pagamento delle fatture.

Esistono interfacce per oltre 70 banche svizzere, con le quali potete importare automaticamente i movimenti del vostro conto e trasmettere i pagamenti direttamente al vostro e-banking. AbaNinja confronta automaticamente i pagamenti importati con le fatture aperte di clienti e fornitori e li contrassegna automaticamente come completati. 

Inserire i prodotti

I prodotti semplificano la creazione di offerte, conferme d'ordine, bolle di consegna, fatture, note di credito, fatture ricorrenti e modelli di fatture. Quando si crea una fattura, è sufficiente selezionare e applicare i prodotti attraverso la selezione dei prodotti.

Nota: è possibile anche creare facilmente articoli manuali e assegnare prezzi manuali. Tuttavia, per la contabilità automatizzata, si raccomanda di creare prodotti.

Creazione e invio di documenti

Dopo aver superato tutti i punti precedenti, inserito gli indirizzi e gli eventuali prodotti - sarete in grado di fare la vostra prima offerta o di inviare la prima fattura con pochi clic! È possibile convertire o duplicare un documento in un altro in qualsiasi momento con un solo clic.

Offerte: Definite nelle impostazioni se le offerte devono essere approvate automaticamente quando i vostri clienti le accettano nel portale clienti.

Ordini: Con la registrazione delle presenze, prestazioni (indirizzi) possono essere creati per i vostri clienti, raccolti in un ordine e fatturati in un secondo momento.

Fatture: Inviare le fatture ai vostri clienti via e-mail o eBill (richiede il modulo aggiuntivo AbaNet), aggiungere una polizza di versamento QR o importare fatture da un sistema esterno. I vostri clienti possono pagare le vostre fatture anche tramite PayPal o con carta di credito.

Fatture ricorrenti: Volete inviare ai vostri clienti la stessa fattura ogni mese o trimestre? Basta impostare una fattura ricorrente e lasciare che AbaNinja si occupi di inviarla automaticamente.

Documenti fornitori & pagamenti

Con AbaNinja, il pagamento delle fatture dei fornitori avviene con pochi clic. Basta importare una fattura in PDF e AbaNinja rileverà tutti i dati importanti e li trasferirà nella finestra di inserimento. Con il modulo aggiuntivo AbaNet avete anche la possibilità di ricevere le fatture dei vostri fornitori direttamente ad AbaNinja.

Inserite quindi un ordine di pagamento, trasferitelo direttamente nel vostro e-banking o esportate un file di pagamento.

Contabilità automatizzata

AbaNinja gestisce automaticamente la vostra contabilità utilizzando il conto standardizzato e le proposte di registrazione - con o senza IVA. Registrate voi stessi nell'estratto conto o nel libro giornale o effettuate comodamente delle semplici correzioni.

Gli elenchi degli posizioni aperte aperti vi forniscono una rapida panoramica delle fatture aperte di clienti o fornitori.

Con il semplice bilancio e il conto economico avete sempre la vostra attività sotto controllo.

La collaborazione con la vostra fiduciaria è semplificata ed è possibile anche un collegamento con la Contabilità finanziaria Abacus.

Suggerimenti

Modulo aggiuntivo AbaNet:

• Invio di fatture eBill all'e-banking dei vostri clienti.
• Ricezione delle fatture dei fornitori direttamente ad AbaNinja.

AbaClik (Ricevute di spesa, registrazione delle prestazioni):

• Il processo di spesa è stato semplificato e automatizzato con l'aiuto dell'intelligenza artificiale. Durante l'elaborazione di una ricevuta, l'app è in grado di leggere automaticamente e pubblicare in modo indipendente informazioni sull'importo, l'IVA e il punto vendita con l'aiuto del riconoscimento dei caratteri e del testo.

Proprio mittente e-mail

• Impostate il vostro indirizzo di spedizione.

Abacus-Connessione

• Il collegamento di AbaNinja alla Contabilità finanziaria Abacus rende efficiente la collaborazione con la vostra fiduciaria. Le ricevute e i dati vengono trasmessi e inviati automaticamente.