Wie werden Belege in AbaClik 3 erfasst und an AbaNinja übermittelt?

Nach der erfolgreichen Anbindung können Belege (Spesen, Rechnungen) in AbaClik 3 erfasst und mit AbaNinja synchronisiert werden.

• Grundeinstellungen
• Belegerfassung
• Synchronisation
• Verarbeitung in AbaNinja

Grundeinstellungen

Konfiguration Erfassungsdialog

Über den Button "Anpassen" kann der Erfassungsdialog, der via Kamera-Button unten rechts auf dem Dashboard betätigt wird, angepasst werden. Dieselbe Möglichkeit besteht separat auch für den Dialog innerhalb der Kachel.

Kachel
Unter "Kachel" kann eine Aktion für das Betätigen des Plus-Buttons auf der Kachel ausgewählt werden. Es stehen folgende Möglichkeiten zur Verfügung:

• Fotografieren: Öffnet die Kamera, um einen Beleg zu fotografieren
• Foto Album: Öffnet das Foto Album, um einen Beleg zu importieren
• Keine Aktion: Erstellt einen neuen Beleg
• Import: Importiert ein Dokument aus einem Cloud Dienst

Dashboard

Unter "Dashboard" können aus "Kamera" und "Import" verschiedene Aktionen via Plus-Button hinzugefügt werden, die in dem Dialog erscheinen. Dies kann beispielsweise wie folgt aussehen:

Belegerfassung

Beleg fotografieren

Wenn der Beleg fotografiert wird, werden durch den Document-Scanner verschiedene relevante Daten aus dem Beleg ausgelesen, die anschliessend in die entsprechenden Felder abgefüllt werden, z.B. der Betrag, der MWST-Satz und -Betrag oder das Zahlungsmittel.

Daten überprüfen

Anschliessend können die Daten, welche aus dem Beleg gelesen werden konnten, überprüft und ggf. ergänzt oder mit Kommentaren und Texten versehen werden.

 Weiter können mehrere Anhänge erfasst oder der bestehende Beleg bearbeitet werden.

Kategorie

In der Kategorie kann zwischen einigen Rubriken gewählt werden, in welche die erfassten Spesen gehören. Folgende Kategorien stehen zur Verfügung:

• Essen & Unterhaltung
• Reisen
• Übernachtung
• Fahrspesen
• Geschäftliche Dienste
• Bargeld
• Anderes

Mit dem Pfeil nach rechts kann der Bereich näher spezifiziert werden.

Gesamtbetrag und Extras

Der Betrag kann beim Anwählen bearbeitet und eine entsprechende Währung ausgewählt werden. Unter "Extras" können zusätzliche Kosten, wie beispielsweise "Trinkgeld" eingegeben werden, dazu gibt es den Switch "Im Gesamtbetrag enthalten", um den Betrag ggf. noch zum Total zu addieren.

Verkaufsstelle

Über Google Maps wird mithilfe des Document Scanners versucht, die Adresse, bzw. den Standort der Verkaufsstelle zu ermitteln. Dieser kann ebenfalls angepasst werden.

Zahlungsmittel

Ebenfalls kann das Zahlungsmittel bearbeitet und zusätzliche Zahlungsmittel erfasst werden. Debit- und Kreditkarten können auch via Kamera gescannt werden, so werden die Kartennummern ebenfalls erkannt und automatisch abgefüllt.

Die Zahlungsmittel können unter iOS auch in den allgemeinen Firmeneinstellungen verwaltet werden. Unter Android können diese vorerst im Belegdialog bearbeitet werden.

Transaktionen

Wenn auf dem Beleg eine Kartennummer erkannt oder manuell eine erfasst wird, werden aus AbaNinja alle Transaktionen des entsprechenden Tages geladen und abgeglichen, ob der eben fotografierte Beleg zu einer dieser Transaktionen passt. Ist dies der Fall, wird der Beleg dieser Transaktion zugewiesen.

MWST-Information

In den MWST-Informationen werden die einzelnen MWST-Sätze und Beträge aufgeführt. Diese können ebenfalls selektiert und bearbeitet werden.

Adressen

Unter Adressen werden alle erfassten Adressen aus AbaNinja geladen und können dem Beleg entsprechend zugewiesen werden.

Synchronisation

Wahlweise kann ein Beleg in der App zwischengespeichert oder direkt an AbaNinja versendet werden.

In der Übersicht "Aktuell" befinden sich alle noch nicht synchronisierten Belege und können via Rechts-Swipe in der Liste synchronisiert oder via Links-Swipe gelöscht werden.

Sobald ein Beleg erfolgreich synchronisiert wurde, erscheint dieser in der Report-Übersicht, welche verschiedene Ansichten nach Tag, Woche, Monat oder Jahr bietet:

• Historisch
  Zeigt alle synchronisierten Belege in einer historischen Übersicht.
• Händlercode
  Zeigt alle synchronisierten Belege sortiert nach Kategorie.
• Adressen
  Zeigt alle synchronisierten Belege sortiert nach Adressen, welche auf dem Beleg hinterlegt werden können. 

Verarbeitung in AbaNinja

Wenn bei der Synchronisation alle Daten stimmig sind und auch im AbaNinja korrekt validiert werden konnten, erscheint der Beleg unter "Lieferanten" im Tab "Erledigt".
Muss ein Spesenbeleg aufgrund einer Unstimmigkeit noch überprüft werden, erscheint dieser unter "Offen".

In der Detailansicht der Buchung können die Daten und die Kontierung überprüft werden.

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