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Mes premiers pas avec AbaNinja

Caterina El M'hamdi
  • Mise à jour
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Vous découvrez AbaNinja et souhaitez profiter d'une comptabilité automatisée, d'une facturation simplifiée, d'une gestion des factures fournisseurs et du rapprochement automatique des transactions de votre compte? Nous décrivons ici les premiers pas avec AbaNinja pour un démarrage optimal. 

Configurer AbaNinja

Nous recommandons l'ouverture d'un compte Swiss21 ou AbaNinja par le propriétaire de la société ou par l'administrateur.

Lorsque vous démarrez l'application AbaNinja pour la première fois depuis le portail Swiss21.org, un assistant de configuration apparaît, dans lequel vous pouvez saisir les données de votre entreprise étape par étape.

Le bon choix de votre forme de société est déjà important ici, car le jeu de comptes du plan comptable standardisé d'AbaNinja en dépend. Cette sélection ne peut pas être modifiée par la suite.

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Les formes d'entreprises possibles sont : entreprise individuelle, société en nom collectif, société en commandite, société anonyme, société à responsabilité limitée et association.

Le champ Industrie est uniquement destiné à des fins statistiques. Si vous êtes inscrit au registre du commerce, vous trouverez la désignation correspondante sur votre extrait de registre du commerce. En cas de doute, vous pouvez également choisir la désignation qui se rapproche le plus de votre activité.

Nous vous recommandons également de choisir la bonne méthode d'assujettissement et de décompte de la TVA. Si vous passez déjà vos premières écritures dans AbaNinja, un changement ne sera plus possible.

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Paramètres

Il est utile de compléter les domaines suivants, dès le début, dans les paramètres d'AbaNinja:

  • Informations sur l'entreprise: 
    • Vous pouvez afficher ces informations dans le concepteur des documents ou sur vos documents.
    • Téléchargez ici votre logo.
  • Designer de documents: 
    • Personnalisez la conception de vos documents et définissez quelles informations doivent être affichées et à quel endroit.
  • Factures clients ou documents fournisseurs:
    • Définissez la numérotation de vos documents.

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Informations complémentaires:

Importer des produits et/ou des adresses

Vous changez de logiciel pour AbaNinja et souhaitez simplement transférer vos adresses ou vos produits? Sous Paramètres > Données de base > Importation / exportation de données, vous pouvez importer des adresses et des produits dans AbaNinja grâce à nos modèles.

Important: veuillez télécharger nos modèles et les compléter avec votre adresse ou les données de votre produit. Nous recommandons de ne pas étendre le modèle avec des colonnes supplémentaires, sinon une parfaite importation ne peut pas être garantie.
Nous vous demandons de ne pas importer de fichiers créés dans des systèmes tiers. Veuillez également noter qu'aucune donnée statistique (chiffre d'affaires d'un client, etc.) ne peut être importée.

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Saisir les adresses

En plus de l'importation, vous pouvez également saisir manuellement des adresses professionnelles ou privées. Grâce à notre interface au registre du commerce, vous pouvez facilement rechercher une société et enregistrer les données automatiquement.

Important: AbaNinja ne fait pas la distinction entre les adresses des clients et des fournisseurs, les adresses de facturation et de livraison.

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Connexion bancaire

AbaNinja vous permet d'enregistrer les informations bancaires de tous les établissements financiers suisses et de les utiliser pour la facturation ou le paiement des factures.

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Vous pouvez utiliser les interfaces de plus de 70 banques suisses pour importer automatiquement les mouvements de vos comptes et transmettre les paiements directement à votre e-banking. AbaNinja compare automatiquement les paiements importés avec les factures ouvertes de vos clients et fournisseurs et les marque automatiquement comme ayant été effectuées. 

Informations complémentaires:

Saisir les produits

Les produits vous permettent de créer facilement des offres, des confirmations de commande, des bons de livraison, des factures, des notes de crédit, des factures récurrentes et des modèles de factures. Lors de la création d'une facture, vous pouvez simplement sélectionner et reprendre les produits via la sélection de produits.

Indication: vous pouvez également créer des positions et attribuer manuellement des prix. Toutefois, pour une comptabilité automatisée, il est plutôt recommandé de créer des produits.

Informations complémentaires:

Créer & envoyer des documents

Après avoir complété tous les points précédents, saisi les adresses et les produits éventuels - vous êtes prêt à faire votre première offre ou à envoyer votre première facture en quelques clics! Vous pouvez convertir ou dupliquer un document à tout moment en un seul clic.

Offres: définissez dans les paramètres si les offres doivent être converties automatiquement lorsqu'elles sont acceptées par vos clients dans le portail client.

Commandes: dans la rubrique "Saise des heures", vous pouvez créer des prestations pour vos clients (adresses), les regrouper dans une commande et les facturer à une date ultérieure.

Factures: envoyez des factures à vos clients par e-mail ou par eBill (nécessite le module complémentaire AbaNet), ajoutez un bulletin de versement QR ou importez des factures depuis un système tiers. Vos clients peuvent également payer vos factures avec PayPal ou par carte de crédit.

Factures récurrentes: vous voulez envoyer à vos clients la même facture tous les mois ou tous les trimestres? Il suffit de créer une facture récurrente et AbaNinja se charge de l'envoyer automatiquement.

Informations complémentaires:

Factures des fournisseurs & paiements

Avec AbaNinja, le paiement des factures des fournisseurs se fait en quelques clics. Il suffit d'importer une facture PDF et AbaNinja lit toutes les données pertinentes et les reprend dans le masque de saisie. Avec le module complémentaire AbaNet, vous avez également la possibilité de recevoir les factures de vos fournisseurs directement dans AbaNinja.

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Saisissez ensuite un ordre de paiement, transférez-le directement dans votre e-banking ou exportez un fichier de paiement.

Informations complémentaires:

Comptabilité automatisée

AbaNinja gère automatiquement votre comptabilité sur la base de propositions de comptes et d'imputations standardisées - avec ou sans TVA. Imputez vous-même dans l'extrait de compte ou le journal des écritures ou effectuez de simples corrections.

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Les listes des postes ouverts vous donnent un aperçu rapide des factures clients ou fournisseurs ouvertes.

Grâce au bilan et au compte de résultat, vous avez toujours votre entreprise sous contrôle.

La collaboration avec votre fiduciaire est simplifiée et une connexion à la comptabilité financière d'Abacus est possible.

Conseils

Module complémentaire AbaNet:

AbaClik (notes de frais, saisie des prestations):

  • Le processus des notes de frais a été simplifié et automatisé grâce à l'intelligence artificielle. Lors du traitement d'une note de frais, l'application est capable de lire automatiquement les données et de comptabiliser de manière autonome le montant, la TVA et le point de vente grâce à la reconnaissance de caractères et de texte.
  • Informations: Comment fonctionnent les processus numériques avec l'app AbaClik 3 ?

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