Wie archiviere ich ein Dokument?

Dokumente (Offerten, Rechnungen etc.) können in AbaNinja nicht gelöscht werden. Aufgrund der verschiedenen Automatismen bestehen viele Relationen wie z.B. zu Adressen, Bank- oder Buchhaltungskonten. Ein komplettes Löschen würde daher Probleme verursachen.

Wird ein Dokument in AbaNinja nicht mehr benötigt, muss dieses archiviert werden.

Wichtig: Wir empfehlen die Dokumente zuvor zu stornieren und erst anschliessend zu archivieren. Dokumente mit Status Versendet, Bezahlt, Erledigt, etc. behalten auch nach dem Archivieren in der Datenbank ihren Status und werden somit weiterhin für die automatische Buchhaltung oder Statistiken berücksichtigt.

Durch das Stornieren erhält das Dokument den Status Entwurf und hat wird bei der automatischen Buchhaltung oder den Statistiken nicht mehr beachtet.

Sie können ein Dokument auf verschiedene Arten archivieren. Die Dokumente werden jeweils ins Register Archiviert verschoben.

Spalte: Aktion

Befinden Sie sich auf einer Liste eines Dokument Typs (Offerten, Rechnungen etc.) können Sie die in der Spalte Aktion auf die 3 Punkte (°°°) klicken und Archivieren wählen.

Bearbeitungsmaske

Auf der Bearbeitungsmaske finden Sie ebenfalls einen Aktion-Button (3 Punkte °°°) über welchen Sie Archivieren wählen können.

Mehrfachauswahl

In der Liste des entsprechenden Dokument Typs können Sie mehrere Dokumente via Kontrollkästchen auswählen und Archivieren. Dies hat den Vorteil, dass mehrere Dokumente zusammen archiviert werden können.