Si vous désirez envoyer des rappels à vos clients, vous pouvez activer différents niveaux de rappel dans les paramètres.
En outre, vous pouvez définir le contenu de la lettre de rappel et configurer le moment où un rappel peut être envoyé.
Activer la gestion des rappels
Sous Paramètres > Clients > Factures > Gestion des rappels vous pouvez activer et configurer les différents niveaux Rappel de paiement, 1er rappel et 2ème rappel.
Date d'envoi
Vous avez la possibilité de configurer le moment de l'envoi par niveau de rappel.
Pour le rappel de paiement, vous pouvez choisir s'il doit être envoyé X jours après ou avant la date d'échéance.
Pour le 1er et 2ème rappel, l'envoi après la date d'échéance est fixé.
Indication : un rappel ne peut être envoyé (qu'il soit Manuel ou Automatique) que lorsque le calendrier est respecté.
Exemple : si un document n'est dû que depuis 6 jours, il ne peut être relancé si un délai de 7 jours après la date d'échéance a été enregistré dans les paramètres. Ce n'est qu'à partir du moment où la facture est due depuis 7 jours qu'un rappel peut être envoyé
Contenu e-mail et lettre de rappel
Vous pouvez définir et formater librement les textes de l'e-mail et de la lettre de rappel. À la fin de cet article, vous trouverez une liste et la description de tous les codes possibles qui peuvent être utilisés comme caractères génériques dans l'objet, l'e-mail et le texte.
Envoi manuel ou automatique
Si un rappel doit être envoyé manuellement ou est envoyé automatiquement, il faut effectuer la configuration sur l'adresse respective dans l'onglet Général.
Par défaut, l'option Manuel est toujours sélectionnée sur les adresses.
Codes pour e-mail et lettre de rappel
$footer |
Signature e-mail (Paramètres > Clients > Envoi e-mail) |
$account |
Désignation de l'entreprise (Paramètres > Entreprise > Informations sur l'entreprise) |
$dueDate |
Date d'échéance |
$invoiceDate |
Date de facture |
$address |
Rue, NPA et Localité de l'adresse |
$amount |
Montant total du document |
$contact |
Intitulé et nom de contact (Monsieur ..., Madame ...) |
$name |
Nom de l'entreprise ou prénom et nom |
$invoice |
Numéro de document de la facture |
$quote |
Numéro de document de l'offre |
$viewLink |
Lien ou URL pour la visualisation du document dans le portail des clients |
$viewButton |
Bouton pour la visualisation du document dans le portail des clients |
$paymentLink |
Lien ou URL pour le paiement du document dans le portail des clients |
$paymentButton |
Bouton pour le paiement du document dans le portail des clients |
$dunningAmount |
Montant déjà payé |
$netAmount |
Montant ouvert |
$customInvoice1 |
Contenu du champ supplémentaire dans l'en-tête du document (Paramètres > Clients > Designer de document > Modification contenue) |
$dateToday |
Date actuelle (Aujourd'hui) |
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