Comment envoyer des factures eBill ?

Avec eBill (anciennement e-facture), vous offrez à vos clients la possibilité de recevoir leurs factures directement dans l'e-banking et non plus par e-mail - exactement là où ils les paient.

Avec le module complémentaire AbaNet payant, nous vous offrons la possibilité dans AbaNinja de transmettre facilement les factures sous forme d'eBill.

Vous continuez à créer vos factures comme d'habitude en quelques clics et AbaNinja se charge automatiquement de la transmission pour vous.

Conditions préalables

Pour utiliser cette fonction, vous devez vous abonner au module complémentaire AbaNet dans votre portail Swiss21 et l'activer dans AbaNinja. En outre, vous devez ensuite vous inscrire en tant qu'émetteur de factures eBill par le biais de notre support.

Inscription au service eBill en tant qu'émetteur de factures

Pour des raisons de sécurité, l'enregistrement doit être effectué par notre support. Veuillez nous contacter par e-mail support@swiss21.org. Nous vous enverrons le formulaire d'inscription par la suite.

Dès que nous aurons reçu de votre part le formulaire d'inscription dûment rempli, nous vous ferons configurer en tant qu'émetteur de factures eBill. Cela peut prendre un à deux jours avant que vous ne soyez visible en tant qu'émetteur de factures dans l'e-banking.

Important : si les données de votre entreprise (nom de l'entreprise, adresse, UID) ou le(s) compte(s) bancaire(s) par lesquels vous envoyez les eBills changent ultérieurement, vous devez le signaler au support.

Inscription des clients

Les clients peuvent désormais activer la réception des factures eBill, soit lors du paiement d'une facture, soit directement via le portail eBill.

Si votre client s'est inscrit pour le service eBill dans son e-banking, il sera informé, lors du paiement d'une facture, qu'il peut également recevoir les prochaines sous forme électronique (eBill).

Inscription pour paiement BVR

S'il s'agit d'une facture avec un bulletin de versement ou d'une facture QR, le numéro d'adhérent eBill du client est automatiquement enregistré sur l'adresse dans votre compte AbaNinja.

Inscription pour paiement IBAN

Si la facture est payée sans bulletin de versement (virement bancaire direct/IBAN) et que le client souhaite, à l'avenir, recevoir des factures électroniques via le service eBill, vous en serez informé par e-mail.

Vous devez donc indiquer manuellement le numéro d'adhérent eBill dans l'adresse.
Procédure : sélectionnez eBill et indiquez le numéro sous Adresses > Action (trois points à droite) > Traiter > Général > AbaNet > Réseau eBill.

Important : assurez-vous de sélectionner le bon client sinon, vous risquez d'envoyer la facture au mauvais destinataire.

Inscription via le portail eBill

Lors de votre inscription, effectuée par notre support, vous pouvez décider si vous souhaitez être visible en tant qu'émetteur de factures électroniques (eBill). Si vous le souhaitez, vos clients peuvent s'inscrire pour la réception de factures eBill via le portail eBill de leur banque - même si vous ne leur avez pas encore envoyé de facture.

Dans ce cas, vous recevrez également un e-mail avec les coordonnées du client et vous pourrez y saisir le numéro d'adhérent eBill.

Indication: il se peut que vous soyez ajouté par erreur par des personnes inconnues et cela peut déclencher un e-mail. Par conséquent, vérifiez soigneusement si ce client fait partie de vos adresses et si ce n'est pas le cas, ignorez la demande.

Envoi de factures eBill

Lorsque vous établissez une facture au client, la fonction Envoyer avec AbaNet est proposée et la facture est automatiquement transférée à l'e-banking de votre client.

Le client reçoit la facture directement dans son e-banking d'où il peut la vérifier et la valider.

Modifications des données d'entreprises ou des coordonnées bancaires

Si vous envoyez déjà des factures eBill depuis AbaNinja et que vous modifiez les données de votre entreprise (nom de l'entreprise, adresse, UID) ou que vous souhaitez ajouter un nouveau compte bancaire, veuillez signaler ces changements à notre support. Dans le cas contraire, les factures ne peuvent plus être transmises et provoquent des erreurs, car ces données sont validées par les établissements bancaires.

Désinscription d'un client

Vos clients peuvent également désactiver la réception des factures eBill s'ils le souhaitent. Dans ce cas, le numéro d'adhérent eBill est automatiquement supprimé de l'adresse dans AbaNinja.