Avec AbaNinja vous pouvez importer, traiter, valider et payer directement vos documents fournisseurs (créanciers). Vous avez la possibilité d'importer manuellement des fichiers PDF, JPG ou PNG ou bien de recevoir les documents dans AbaNinja à l'aide du module complémentaire payant AbaNet.
Dès qu'un document fournisseur est validé, quelques clics suffisent pour saisir un ordre de paiement et le transmettre à votre compte bancaire.
Les notes de frais peuvent être saisies dans l'app AbaClik 3 et être synchronisées avec AbaNinja.
Importation manuelle
Afin d'importer un document fournisseur, vous devez avoir ce dernier sous forme de fichier PDF, JPG ou PNG. Choisissez sous Fournisseurs la fonction Importer document. Dans la vue suivante, vous pouvez glisser le fichier par Drag & Drop ou bien cliquer sur le champ télécharger document et le choisir de votre répertoire.
Le document est ensuite lu automatiquement et toutes les informations importantes sont reprises automatiquement dans le masque de saisie.
Indication : le nombre de données pouvant être lues et leur exactitude dépendra souvent de la qualité du fichier importé. Les données incomplètes ou manquantes peuvent cependant être corrigées facilement dans le masque de saisie.
Adresse
Si le système peut identifier une adresse expéditeur dans le fichier importé, cette dernière sera recherchée dans votre base des adresses. Lorsqu'une adresse correspondante est trouvée, celle-ci (ou même plusieurs) vous sera (seront) proposée(s).
Si aucune adresse n'a pu être trouvée dans votre base des adresses, vous pouvez facilement créer ici une nouvelle adresse.
Vous pouvez ensuite, si nécessaire, adapter ou compléter les détails, les positions ou les informations de paiement.
Imputation comptable
L'imputation comptable des positions se fait de manière standard selon les propositions de compte dans les paramètres d'AbaNinja (Paramètres > Comptabilité > Comptes de comptabilité).
On peut également définir une imputation comptable par adresse. Si une imputation comptable spécifique doit être effectuée pour cette adresse, vous pouvez déposer un compte de charges correspondant sous l'onglet Général.
Indication : si aucun compte de charge n'a été déposé pour une adresse, et que vous choisissez lors de l'importation d'un document fournisseur un compte de comptabilité différent de la proposition de compte, ce compte sera automatiquement enregistré pour cette adresse. Ce compte sera alors proposé automatiquement au niveau des positions avec le prochain document fournisseur.
Ceci est également valable pour les adresses qui ont été créées via le masque de saisie des documents fournisseurs.
Validation
Un processus de validation pour les documents fournisseurs est disponible dans AbaNinja. On peut soit valider le document soi-même ou encore attribuer la validation à un autre utilisateur.
Informations de paiement
Les informations de paiement sont lues et reprises automatiquement lorsque celles-ci ou un bulletin de versement sont présents sur le document fournisseur.
Statut
Un document fournisseur peut être traité aussi longtemps qu'il se trouve en statut Ouvert.
En revanche, un document fournisseur qui a déjà été validé et qui se trouve en statut Approuvé ne peut plus être traité. Dans ce cas, il faudra extourner le document pour qu'il retrouve le statut Ouvert.
Réception des documents fournisseurs
Découvrez ici comment vous pouvez réceptionner vos documents fournisseurs directement dans AbaNinja :
Saisir les notes de frais avec l'app AbaClik 3
Découvrez ici comment saisir les notes de frais dans l'app AbaClik 3 et les transmettre à AbaNinja :
Créer des ordres de paiement
Découvrez ici comment créer un ordre de paiement et le transmettre à votre compte bancaire :
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