Wie können Rechnungen als eBill versendet werden?

Mit eBill (ehemals E-Rechnung) bieten Sie Ihren Kunden die Option die Rechnungen nicht mehr per E-Mail, sondern direkt im E-Banking zu erhalten – genau dort, wo sie diese auch bezahlen.
Mit dem kostenpflichtigen Zusatzmodul AbaNet bieten wir Ihnen in AbaNinja die Möglichkeit, Rechnungen ganz einfach als eBill zu übermitteln.

Sie erstellen weiterhin und wie gewohnt mit wenigen Klicks Ihre Rechnungen und AbaNinja übernimmt für Sie automatisch die Übermittlung.

Voraussetzungen

Zur Nutzung dieser Funktion wird vorausgesetzt, dass Sie das Zusatzmodul AbaNet in Ihrem Swiss21-Portal abonnieren und in AbaNinja aktiveren. Ausserdem müssen Sie sich anschliessend als eBill Rechnungssteller durch unseren Support registrieren lassen.

Registrierung als eBill Rechnungssteller

Aus Sicherheitsgründen muss die Registrierung durch unseren Support durchgeführt werden, melden Sie sich hierfür gerne unter support@swiss21.org. Wir lassen Ihnen anschliessend gerne das Anmeldeformular zukommen.

Sobald wir von Ihnen das vollständig ausgefüllte Anmeldeformular zurückerhalten, werden wir Sie als eBill Rechnungssteller aufschalten lassen. Es kann ca. einen bis zwei Tag(e) dauern, bis Sie als eBill Rechnungssteller im E-Banking sichtbar sind.

Wichtig: Ändern sich zu einem späteren Zeitpunkt Ihre Unternehmensdaten (Unternehmensname, Adresse, UID) oder die Bankverbindung(en), über welche Sie eBills versenden, müssen Sie dies dem Support melden.

Anmeldung Ihrer Kunden

Ihre Kunden können den eBill-Rechnungsempfang nun entweder bei der Zahlung einer Rechnung oder direkt über das eBill-Portal aktivieren.

1. Anmeldung bei Zahlung

Hat sich ihr Kunde in seinem E-Banking für die eBill angemeldet, wird er bei der Bezahlung einer Rechnung darauf hingewiesen, dass er zukünftige Rechnungen von Ihnen auch als eBill empfangen kann.

1.1 ESR Zahlung

Handelt es sich dabei um eine Rechnung mit Einzahlungsschein oder um eine QR-Rechnung, wird anschliessend die eBill-Teilnehmernummer des Kunden auf der Adresse in Ihrem AbaNinja Account automatisch hinterlegt.

1.1 IBAN Zahlung

Wird die Rechnung ohne Einzahlungsschein (Direktüberweisung/ IBAN) bezahlt und möchte der Kunde zukünftige Rechnungen als eBill erhalten, werden Sie über eine E-Mail darüber informiert.

Sie müssen nun manuell die entsprechende eBill-Teilnehmernummer auf der Adresse hinterlegen. Vorgehen: Unter "Adressen > Adresse bearbeiten > Allgemein > AbaNet > AbaNet-Netzwerk" eBill wählen und Nummer einfügen. 

Wichtig: Achten Sie hierbei sorgfältig darauf, dass der richtige Kunde ausgewählt wurde, da sonst die Gefahr besteht die Rechnung an einen falschen Empfänger zu übermitteln.

2. Anmeldung über eBill Portal

Auf dem Anmeldeformular können Sie entscheiden, ob Sie als eBill Rechnungssteller gegen aussen sichtbar sein möchten. Falls Sie dies möchten, kann der Kunde Ihr Unternehmen über sein eBill-Portal hinzufügen, auch wenn Sie ihm noch keine Rechnung gestellt haben.

In diesem Fall erhalten Sie ebenfalls eine E-Mail mit den Details des Kunden und können die eBill Teilnehmernummer auf der Adresse hinterlegen.

Hinweis: Es kann vorkommen, dass Sie fälschlicherweise von Unbekannten hinzugefügt werden und dadurch eine E-Mail ausgelöst wird. Überprüfen Sie deshalb genau, ob dieser Kunde in ihrem Adressstamm vorhanden ist und ignorieren Sie andernfalls die Anfrage. 

Versand der Rechnungen als eBill

Stellen Sie dem Kunden eine Rechnung, wird Ihnen automatisch "Senden mit AbaNet" vorgeschlagen und die Rechnung wird automatisch in das E-Banking ihres Kunden übermittelt.

Der Kunde erhält nun die Rechnung direkt im E-Banking, kann diese prüfen und freigeben.

Änderungen an Unternehmensdaten oder Bankverbindungen

Senden Sie bereits eBill Rechnungen aus AbaNinja und ändern Sie Ihre Unternehmensdaten (Unternehmensname, Adresse, UID) oder möchten Sie eine neue Bankverbindung hinzufügen, müssen Sie diese Änderungen bitte unserem Support melden. Andernfalls können die Rechnungen nicht mehr übermittelt werden und laufen auf Fehler, da diese Angaben von den Bank-Instituten validiert werden.

Abmeldung eines Kunden

Ihre Kunden können den eBill Rechnungsempfang auf Wunsch auch wieder deaktivieren. In diesem Fall wird die eBill Teilnehmernummer auf der Adresse in AbaNinja automatisch entfernt.