Wie aktiviere ich die Anbindung an die Abacus Finanzbuchhaltung?

Die Anbindung von AbaNinja an die Abacus Finanzbuchhaltung macht die Zusammenarbeit mit Ihrem Treuhänder effizient. Kunden-Rechnungen, Gutschriften, Lieferanten-Rechnungen, Zahlungen und manuelle Buchungen werden sofort an die Abacus Finanzbuchhaltung übermittelt und können dort automatisch verbucht werden – das erspart sowohl dem AbaNinja-Anwender als auch dem Treuhänder viel Zeit. Die Originalbelege sind elektronisch signiert und werden ebenfalls im Abacus-Mandanten abgelegt.

Hier erfahren Sie Schritt für Schritt wie Sie die Anbindung von AbaNinja zur Abacus Finanzbuchhaltung herstellen können.

Information

Bei dieser Anbindung bleibt die automatisierte Buchhaltung von AbaNinja zwar weiterhin aktiv, jedoch wird die Abacus Finanzbuchhaltung zum führenden Buchhaltungssystem.

Es handelt sich dabei nicht um eine beidseitige Synchronisation, sondern Belege wie Kunden- oder Lieferanten-Rechnungen werden an die AbaScan-Inbox übermittelt. Für die Verarbeitung der Belege aus dieser Inbox ins Abacus Programm F11 können Verbuchungsvorschläge anhand des Kontenplans in Abacus und der AbaNinja-Produktnummern erstellt werden. Es ist somit nicht nötig einen Kontoplan aus Abacus in AbaNinja zu importieren oder diesen in AbaNinja anzupassen.

Voraussetzungen

Um eine Anbindung von AbaNinja an die Abacus Finanzbuchhaltung vornehmen zu können, gelten folgende Voraussetzungen:

• Ihr Treuhänder besitzt die Abacus Software oder ist ein AbaWeb-Anbieter.
• Es wird empfohlen die Anbindung zu einer der supporteten Abacus Versionen (meist die 3 aktuellsten, z.B. 2020, 2019 & 2018) herzustellen.
  • Ausserdem wird empfohlen, dass möglichst aktuelle Abacus-Updates installiert sind.

• Für die Anbindung wird ein SaaS-Benutzer (auch AbaWeb Benutzer genannt) mit entsprechendem Fibu-Abonnement benötigt. Dieser kann im Menü Q981 Benutzerverwaltung erstellt werden und muss genügend Rechte für die AbaScan Inbox besitzen.

  • In den meisten Fällen arbeitet ein Kunde bereits mit einem solchen Benutzer und hat bereits via AbaWeb Zugriff auf die Abacus Finanzbuchhaltung. In diesen Fällen muss kein neuer Benutzer erstellt werden.

• Der Abacus Mandant muss im AbaSky-Portal registriert sein und über eine entsprechende AmID verfügen.
• Die Mehrwertsteuerpflicht des Abacus Mandanten stimmt mit dem AbaNinja-Account überein.

Abacus Mandant

Es ist möglich die Anbindung mit einem bestehenden Abacus Mandanten herzustellen. Wir bieten jedoch auch vor konfigurierte Muster Mandanten zum Download an. Diese Mandanten rechnen entweder nach vereinbarter oder vereinnahmter Mehrwertsteuermethode ab.

Weitere Informationen: Gibt es einen Standard / Muster Abacus KMU Mandant für AbaNinja ?

Voraussetzungen Abacus Mandant:

• Im Programm F621 Applikationseinstellungen muss unter Finanzbuchhaltung > Allgemein > Einstellungen die Belegnummer alphanummerisch (Flag bei "nummerisch" entfernen) eingestellt sein.
• Im Programm F621 Applikationseinstellungen muss unter Finanzbuchhaltung > Buchen > Einstellungen > Leitwährung der "Betrag 0.00 erlaubt" werden. 
• Im Programm F6312 Unternehmen muss unter Steuernummern die "MWST ungerundet belassen" werden.

Menü "AbaNinja" für die Abacus Software aktivieren

Damit die Belege in die AbaScan-Inbox importiert und Verbuchungsvorschläge im Programm F621 Applikationseinstellungen hinterlegt werden können, benötigt es folgenden Eintrag im Abacus Service Manager / Configurator:

• Menüpunkt AbaSystemProperties
• Key = EnableAbaNinjaJob
• Value = true

Achtung: Diesen Eintrag kann nur jemand vornehmen, der Zugriff auf den Abacus-Server hat. Dies ist in den meisten Fällen ein Administrator oder der Vertriebspartner.

Grundsätzlich empfehlen wir den Service "AbaProcessEngine" nach diesem Eintrag neuzustarten.

Achtung: Dieser Eintrag ist ab v2022 nicht mehr relevant.

Überprüfen Sie anschliessend, ob Ihnen im Programm F621 Applikationseinstellungen unter Abacus Toolkit der Menüpunkt AbaNinja (ab v2022 = Cloud-Systeme) angezeigt wird.

Anbindung vornehmen

• Um die Anbindung zur Abacus Finanzbuchhaltung vorzunehmen wechseln Sie in AbaNinja zu Einstellungen > Unternehmen > Abonnement und Zusatzmodule > AbaNinja-Anbindungen > Abacus Finanzbuchhaltung.
• Tragen Sie die AmID ihres Abacus Mandanten ein.
• Wählen Sie ein Datum, ab welchem Datum die Daten (Rechnungen, Zahlungen, Buchungen) aus AbaNinja an Abacus übermittelt werden sollen.
• Optional können Sie wählen, ob bereits übermittelte Daten erneut übermittelt werden sollen.
  • Kommt bei Neu-Anbindungen zum Einsatz, wenn beispielsweise die Verbindung unterbrochen war.
• Melden Sie sich mit dem SaaS-Benutzer (AbaWeb-Benutzer) an und geben den Zugriff frei. Am Ende sollte Ihnen die Anbindung im Status Aktiv dargestellt werden.

  • In der Praxis kommt es immer wieder vor, dass anstatt dieses SaaS-Benutzers der Administrator oder ein anderer Benutzer für die Anbindung verwendet wird. In diesem Fall werden die Belege zwar übermittelt, gelangen jedoch nicht in die AbaScan Inbox, sondern bleiben im Programm Q929 Verarbeitungsstatus mit Status Fehlgeschlagen. In einem solchen Fall muss die Verbindung getrennt und neu erstellt werden.

Checkliste

• SaaS-Benutzer (AbaWeb-Benutzer):
  • Entweder bereits vorhanden oder muss in der Abacus Benutzerverwaltung Programm Q981 erstellt werden
  • Muss auf die AbaScan Inbox zugreifen können
  • Das Passwort darf nicht veränderbar sein
  • Muss im AbaSky-Portal registriert sein
  • Benötigt im AbaSky-Portal ein Fibu-Abonnement (Fibu 1 oder höher)
  • Für die Anbindung darf kein anderer Benutzer (Administrator, Supervisor etc.) eingesetzt werden
• Abacus Mandant:
  • Möglichst aktuelle Version und Updates
  • AbaNinja-Eintrag AbaSystemProperties ist im Abacus Service Manager / Configurator vorhanden (Dieser Eintrag ist ab v2022 nicht mehr relevant)
  • Die Belegnummer ist alphanummerisch (Flag bei "nummerisch" entfernen) eingestellt (Programm F621 Applikationseinstellungen)
  • Der Betrag 0.00 ist erlaubt (Programm F621 Applikationseinstellungen)
  • Die "MWST ist ungerundet belassen" (Programm F6312 Unternehmen)
  • Die Mehrwertsteuerpflicht des Abacus Mandanten stimmt mit dem AbaNinja-Account überein
  • Muss im AbaSky-Portal registriert sein und über eine entsprechende AmID verfügen
• Anbindung vornehmen: "Einstellungen > Unternehmen > Abonnement und Zusatzmodule > AbaNinja-Anbindungen > Abacus Finanzbuchhaltung"

Übermittlung

Die in AbaNinja erstellten Dokumente und manuellen Buchungen werden automatisch an Abacus übermittelt, sobald eine Anbindung besteht. Sobald Sie beispielsweise eine Kunden-Rechnung versenden oder drucken bzw. diese den Status "Versendet" erhält, wird sie an die AbaScan Inbox übermittelt. Dasselbe gilt für Lieferanten-Rechnungen oder Zahlungen.

Manuelle Buchungen welche in AbaNinja auf dem Kontoauszug oder Journal vorgenommen werden, werden erst an Abacus übermittelt, sobald die die Aktion "Buchung abschliessen" ausgeführt oder das Geschäftsjahr abgeschlossen wird.

Es kommt vor, dass aus verschiedenen Gründen ein Beleg nicht übermittelt wird bzw. nicht in der AbaScan Inbox ersichtlich ist. In AbaNinja kann pro Beleg über die Spalte "Aktion" die Übermittlung manuell angestossen werden.

Video Anleitung

In folgendem Video erfahren Sie Schritt für Schritt wie Sie für die Anbindung von AbaNinja zur Abacus vorgehen müssen.

Wichtig: Die Anbindung für die Abacus Finanzbuchhaltung befindet sich neu unter Einstellungen > Unternehmen > Abonnement und Zusatzmodule > AbaNinja-Anbindungen.

Webinar Abacus Anbindung

Wir bieten Interessierten regelmässig ein Webinar zur Abacus Anbindung und Verarbeitung. Dieses Webinar richtet sich hauptsächlich an Treuhänder und Kunden mit einem AbaWeb-Abo.

Weitere Informationen: www.swiss21.org/webinare