Die in AbaNinja erstellten Kunden-Rechnungen, Gutschriften, Lieferanten-Rechnungen, Zahlungen und manuelle Buchungen werden sofort an die Abacus Finanzbuchhaltung übermittelt und können dort automatisch verbucht werden.
Bei der ersten Verarbeitung eines Beleges wird ein Assistent gestartet, welcher Sie Schritt für Schritt durch die einzelnen Einstellungen führt.
Voraussetzungen
Bitte stellen Sie sicher, dass die Anbindung von AbaNinja an die Abacus Finanzbuchhaltung anhand folgender Anleitung vorgenommen haben: Wie aktiviere ich die Anbindung an die Abacus Finanzbuchhaltung?
Wir empfehlen in AbaNinja mit Produkten und nur wenn wirklich nötig mit manuellen Positionen zu arbeiten.
Bitte stellen Sie sicher, dass:
- im Programm F621 Applikationseinstellungen unter Finanzbuchhaltung > Allgemein > Einstellungen die Belegnummer alphanummerisch (Flag bei "nummerisch" entfernen) eingestellt ist.
- im Programm F621 Applikationseinstellungen unter Finanzbuchhaltung > Buchen > Einstellungen > Leitwährung der "Betrag 0.00 erlaubt" wurde.
- im Programm F6312 Unternehmen unter Steuernummern die "MWST ungerundet belassen" wurde.
- die Mehrwertsteuerpflicht des Abacus Mandanten mit dem AbaNinja-Account übereinstimmt.
Dokumente aus der AbaScan Inbox verarbeiten
Bei der ersten Verarbeitung eines Beleges wird ein Assistent gestartet, welcher Sie Schritt für Schritt durch die einzelnen Einstellungen führt. Sämtliche Konfigurationen und Einstellungen werden in den Applikationseinstellungen F621 gespeichert und können dort jederzeit entsprechend kontrolliert oder mutiert werden.
- Wird ein Muster-Mandant verwendet, kann bei der Erstellung der Geschäftseinheit der bestehende Vorschlag ausgewählt werden, wo bereits ein Grundset an Kontovorschlägen hinterlegt ist.
- In der Regel kann ein einfacher Treuhänder ohne Geschäftseinheiten arbeiten. Geschäftseinheiten werden erst dann gebraucht, wenn mehrere AbaNinja Konten mit dem gleichen Mandanten verbunden werden sollen.
- Verschiedene Geschäftseinheiten (also AbaNinja Konten) können entweder den selben oder einen unterschiedlichen Verbuchungsvorschlag haben.
- Falls mit Geschäftseinheiten gearbeitet wird, kann man zusätzlich wählen, ob die einzelnen AbaNinja Systeme als jeweilige Kostenstellen geführt werden sollen.
Es ist möglich zu definieren, ob nur die Belege der Zahlungen (ohne offene Posten, bei vereinnahmter Mehrwertsteuermethode) oder zusätzlich auch die Rechnungen (mit offenen Posten, bei vereinbarter Mehrwertsteuermethode) verarbeitet werden sollen. Diese Einstellung kann im Nachhinein nicht mehr verändert werden.
Die automatische Verarbeitung in Abacus benötigt immer ein eindeutiges Zuordnungskriterium:
- Debitoren/Kunden: Produktnummer (Buchhaltungskonto bei importierten Rechnungen)
- Kreditoren/Lieferanten: Buchhaltungskonto
Für ein Produkt/Konto kann pro Mwst-Satz jeweils auch ein Verbuchungsvorschlag erfasst werden.
Bei jedem Kontovorschlag kann entschieden werden, ob die Verarbeitung des nächsten Belegs mit diesem Produkt/Konto automatisch stattfinden soll oder nicht. Wird der Flag "Automatisch" nicht gesetzt, muss der nächste Beleg mit diesem Produkt/Konto manuell aus der AbaScan Inbox verarbeitet werden.
Diese Kontovorschläge können jederzeit in den Applikationseinstellungen F621 mutiert werden.
Wichtig:
Einmalige/Manuelle Positionen müssen immer manuell verbucht werden, da hierfür kein eindeutiges Zuordnungskriterium möglich ist.
Buchungsmaske Programm F11
Buchungen, welche automatisiert verarbeitet wurden, werden in F11 gekennzeichnet (Code M, A). Damit besteht die Möglichkeit eine exakte Auswertung zu erstellen, wie viele Buchungen manuell bzw. automatisiert verarbeitet wurden.
Ändert man im Programm F11 nach dem Assistenten etwas an den vorgängig gemachten Kontovorschlägen (z.B. Konto, Kostenstelle oder MWST-Code), erscheint beim Speichern der Buchung der Konfliktdialog. Dort kann der Benutzer festlegen, oder die Änderung einmal war, oder ob der Vorschlag für zukünftige Buchungen gespeichert werden soll.
Nach dem Speichern in F11 (Sammelbuchungen werden mit Ctrl-T oder via Grid-Footer-Aktion gespeichert) verschwindet das Dokument aus der Inbox und wird ins Dossier zur entsprechenden FIBU- Buchung abgelegt.
Video Anleitung
In folgendem Video erfahren Sie wie Sie AbaNinja Dokumente aus der AbaScan-Inbox in Abacus in die Finanzbuchhaltung (F11 Buchen) verarbeiten können. Ausserdem lernen Sie, wie Sie die Verarbeitung automatisieren und Verbuchungsvorschläge mutieren können.
Webinar Abacus Anbindung
Wir bieten Interessierten regelmässig ein Webinar zur Abacus Anbindung und Verarbeitung. Dieses Webinar richtet sich hauptsächlich an Treuhänder und Kunden mit einem AbaWeb-Abo.
Weitere Informationen: www.swiss21.org/webinare
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